Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii sitoutumista ja resursseja, mutta sen hyödyt yrityksen liiketoiminnan tehostamisessa ovat merkittäviä. Miten varmistaa onnistunut käyttöönotto? Tässä blogitekstissä tarkastelemme ERP-järjestelmän käyttöönoton vaiheita sekä syitä siihen, miksi käyttöönotto kannattaa.
1. Tarpeiden määrittely ja prosessien kuvaaminen
Ensimmäinen askel kohti ERP-järjestelmän käyttöönottoa on yrityksen tarpeiden ja nykyhaasteiden tunnistaminen, erityisesti tilanteissa, joissa vanhat järjestelmät eivät enää vastaa kasvavan liiketoiminnan tarpeisiin. Yleensä, jos tavoitellaan vain kustannussäästöjä ilman muita tavoitteita, tulokset jäävät laihoiksi. Kartoita, mitkä yrityksen liiketoimintaprosesseista kaipaavat tehostamista ja mieti, miten toiminnanohjausjärjestelmä voisi auttaa tässä tehtävässä.
2. ERP-järjestelmätoimittajan valinta
Valitse ohjelmistokumppani, jolla on kokemusta ja ymmärrystä yrityksesi tarpeista. Tärkeää on myös varmistaa, että kumppani pystyy tarjoamaan luotettavan järjestelmäratkaisun ja tukee loppukäyttäjiä järjestelmän käytössä.
Toiminnanohjausjärjestelmän valinta vaikuttaa suoraan yrityksesi tehokkuuteen, asiakaspalveluun ja kasvuun, joten päätös kannattaa tehdä huolella. Valitse kumppani, joka ei ainoastaan tarjoa teknistä ratkaisua, vaan myös kehittää järjestelmää jatkuvasti vastaamaan liiketoimintasi muuttuvia tarpeita. Lisäksi on tärkeää, että järjestelmä integroituu saumattomasti muihin käyttämiisi työkaluihin ja skaalautuu yrityksesi mukana.
3. Vanhojen toimintatapojen tarkastelu
ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektin yhteydessä on hyvä tarkastella kriittisesti yrityksen vanhoja toimintatapoja ja pohtia, voiko niitä suoraviivaistaa tai mukauttaa toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamiin vakioratkaisuihin ja parhaisiin käytäntöihin. Valmius muutoksille usein edistää nopeampaa ja kustannustehokkaampaa ERP-järjestelmän käyttöönottoa.
4. Realistinen aikataulu ja vastuuhenkilöt
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton toteutusvaiheelle on tärkeää asettaa realistinen aikataulu ja nimetä avainhenkilöt vastuualueille. Selkeästi määritellyt tehtävät ja vastuuhenkilöt helpottavat käyttöönoton hallintaa ja edistymisen seurantaa.
5. Datan siivous ja valmistelu
Vanhan järjestelmän tiedot on tärkeää käydä läpi huolellisesti ja poistaa tarpeeton ja vanhentunut tieto. Laadukas data helpottaa tietojen vientiä uuteen toiminnanohjausjärjestelmään ja luo perustukset onnistuneelle ERPin käyttöönotolle. Tämä osuus on usein asiakkaan aikaresursseja eniten vievä osuus, jota kannattaa alkaa työstämään heti alussa.
6. Koulutus ja konfigurointi
ERP-ohjelmiston pääkäyttäjien monipuoliset koulutukset varmistavat, että järjestelmää hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti ja laajasti. Järjestelmän toimintaan perusteellisesti perehtynyt pääkäyttäjä on korvaamaton tuki muulle henkilöstölle, kun toiminnanohjausjärjestelmää jalkautetaan päivittäiseen arkeen.
7. ERP-järjestelmän testaus ja käyttöönotto
Ennen käyttöönottoa harjoittele toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja testaa yrityksen tärkeimmät liiketoimintaprosessit esimerkiksi testiympäristössä. Tavoitteena on selvittää mahdollisimman monta tilannetta ennen varsinaista käyttöönottoa, joten testaamiseen panostaminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi.
8. Käyttöönoton jälkeen
Kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä on otettu käyttöön, on hyvä sopia ohjelmistokumppanin kanssa yhteistyöstä jatkossa esimerkiksi käyttökokemuksen arvioimisesta sekä osaamisen syventämisestä.
Yhteenveto toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta
Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka ERP-järjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii yritykseltä huolellista suunnittelua sekä riittävästi aikaa ja resursseja, oikean järjestelmäratkaisun kanssa varsinainen käyttöönotto voi olla hyvinkin ketterää ja nopeaa. Vaivannäkö palkitaan myös monilla hyödyillä, joista tässä muutamia:
Tehokkuus: Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää eri toimintoja yhteen vähentäen manuaalista työtä ja virheiden riskiä.
Tiedonhallinta: Yksi keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon jakamisen läpi organisaation — varmistaen luotettavampaa raportointia ja helpottaen päätöksentekoa.
Asiakastyytyväisyys: Tehokkuuden ja tiedon yhtenäisyyden parantuminen mahdollistaa nopeamman ja paremman palvelun, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä.
Kustannussäästöt: Tehokkaammat prosessit voivat vähentää tarvittavaa työvoimaa ja resursseja sekä minimoida hukkakustannuksia.
Kilpailukyky: Nykyaikaiset yritykset tarvitsevat joustavia ja skaalautuvia järjestelmiä pysyäkseen kilpailukykyisinä markkinoilla.
Tehdenin asiantuntijat auttavat varmistamaan sekä joustavan käyttöönoton että sujuvan jokapäiväisen käytön. Haluamme tukea yritysten kasvua ja menestystä ilman suuria kustannuksia tai monimutkaisia käyttöönottoja. Tutustu täällä Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaiheisiin tarkemmin.
Asiantuntijoidemme lisäksi saat käyttöösi kattavan ohjeportaalin, joka on saatavillasi milloin sinulle parhaiten sopii. Yhdistämällä koulutuksia ja järjestelmän itsenäistä opiskelua luodaan paras mahdollinen käyttöönottokokonaisuus!
”Tehden on tehnyt useammasta arjen osa-alueesta helpompaa”
Suomen vanhin pyöräliike, Nummen Pyörä, otti käyttöön Tehdenin nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän.
Ammattimaiset työvälineet kuuluvat kaikenkokoisille yrityksille
Toiminnanohjausta käyttävien yritysten määrä kasvaa vuosi vuodelta
