4 + 1 vinkkiä ryhdikkääseen ostoprosessiin

Lue blogistamme 4 + 1 vinkkiä ryhdikkääseen ostoprosessiin.
Kun yrityksen toiminnanohjaus- ja taloushallinnon järjestelmä integroituvat toisiinsa, ostoprosessi muuttuu huomattavasti tehokkaammaksi.

Tuotteiden jälleenmyynnille nojaavan yrityksen toiminnalle toimivat ostokanavat ja -prosessit ovat elinehto. Mitä suurempi tuotevalikoima ja enemmän toimittajia, sitä tarkemmin täytyy myös seurata varaston tilannetta ja varmistaa, että minkään tuotteen kohdalla ei joutuisi myymään eioota asiakkaalle. Nimikemäärän kasvaessa kasvaa myös tarve vertailla, että ostotilaukset ja -laskut varmasti stemmaavat.

Ostoprosessin hallintaan on onneksi tarjolla käteviä työkaluja: kun yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä sekä kirjanpitäjän käyttämä taloushallinnon järjestelmä integroituvat toisiinsa, myös roolijaosta on helppo sopia.

Kun kaikki ostoja hoitavat työntekijät pääsevät täydentämään samalle toimittajalle lähtevää ostotilaustavältytään päällekkäisiltä tilauksilta ja usein myös isolta määrältä ylimääräistä työtä.

Liikkeen tiskillä tuotteen saatavuutta kyselevän asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on tietysti se, että kun ostotilaukset kulkevat samassa järjestelmässä jossa myynnit lyödään kassaan, kassahenkilö osaa heti kertoa onko tuotetta jo tilattu varastoon ja milloin täydennyksen pitäisi tulla.

1. Saldorajat ja tilausajoautomaatti hoitavat varaston seurannan puolestasi

Saldoraja on kätevä ominaisuus, jos yrityksesi myynti on ennakoitavaa ja haluat pitää varaston tilan stabiilina: yksi klikkaus lisää ostotilaukselle kaikki tuotteet, joiden saldo on laskenut niille määritellyn saldorajan eli minimisaldon alle. Tilausajoautomaatti tarjoaa ostojen hallintaan vielä monipuolisemmat ja älykkäämmät työkalut: automaattiin voidaan määrittää esimerkiksi seurattava myyntijakso ja toivottu riittävyys, jolloin automaatti osaa reagoida menekin muutoksiin ja tehdä uuden tilauksen toteutuman perusteella. Automatiikan ansiosta tilauksilta ei unohdu tuotteita ja ostotilaukset voi lähettää toimittajille suoraan järjestelmästä.

2. Kirjaa ostotilauksen ja saapuneen lähetyksen väliset erot heti järjestelmään ja lähetä samalla reklamaatio

Kun lähetys saapuu toimittajalta, toimituksesta saattaa joskus puuttua tuotteita tai niissä on muita eroja verrattuna tilattuun tai siihen, mitä toimittaja tilaus- tai toimitusvahvistuksessa on ilmoittanut. Kun järjestelmässä on aukoton täsmäytystyökalu, voit heti tilausta hyllyttäessä vertailla sitä ostotilaukseen ja mukana tulleeseen lähetteeseen. Reklamaation voi tarvittaessa lähettää suoraan järjestelmästä, eikä tehokkaan hyllytystoiminnon merkitystä virtaviivaisen ostoprosessin kannalta kannata aliarvioida!

3. Integraatio taloushallinnon järjestelmään tehostaa ostolaskujen täsmäyttämistä

Jos toiminnanohjausjärjestelmäsi integroituu käyttämääsi taloushallinnon ohjelmistoon, toimittajilta tulleet ostolaskut voidaan automaattisesti kopioida toiminnanohjausjärjestelmään täsmäytettäviksi. Näin pystyt tarkistamaan lähete- ja rivikohtaisesti, että toimittaja on laskuttanut juuri sen verran kuin on sovittu. Jos päätät hyväksyä ostotilauksesta poikkeavat hinnat (vaikkapa tilanteessa, jossa ostolaskulle on myös lisätty rahtikuluja), nykyaikainen työkalu osaa päivittää jo varastoon vastaanotetuille tuotteille takautuvasti oikean arvon. Näin ostohinnat ja katetiedot pitävät aina kutinsa.

Taloushallinnon järjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän välisestä integraatiosta on tietysti myös muuta hyötyä. Kurkkaa vaikkapa blogimme Miten selvitä hengissä reskontran hoidosta?

4. Ostolaskun automaattinen hyväksyntä ja maksulupa vähentää hallinnollisia tehtäviä entisestään

Jos ostolaskujen määrä on suuri ja heitot ostotilausten ja -laskujen välillä yleensä pieniä, ei jokaista ostolaskua kannata välttämättä tarkistaa manuaalisesti. Monipuolisessa järjestelmässä on mahdollista määritellä automaattisen hyväksynnän virhemarginaali (sanotaan vaikka 2 % tai sen alle). Jos ostolaskun ja ostotilauksen välinen ero mahtuu virhemarginaalin sisälle, järjestelmä hyväksyy ostolaskun automaattisesti ja antaa sille maksuluvan. Tieto maksuluvasta siirtyy integraation yli taloushallinnon järjestelmään, jossa ostolasku on helppo klikata maksuun!

Bonusvinkki: Ulkomaanostot kannattaa tehdä suoraan toimittajan käyttämällä valuutalla

Jos yrityksesi tekee paljon ostoja euroalueen ulkopuolelta, arkea helpottaa huomattavasti jos järjestelmä käyttää päivän valuuttakurssia ja toimittajille voi lisätä tiedon tämän käyttämästä valuutasta. Minimoi valuuttakurssieroista johtuva jatkuva reskontran viilaus!

Kaipaatko vinkkejä virtaviivaisempaan varastonhallintaan?

Teimme oppaan siitä, miten voit yksinkertaistaa varastoprosessejasi, säästää kustannuksissa ja pysyä tarkasti selvillä varastosi tilanteesta.

Saatat olla kiinnostunut myös näistä

Käsipääte inventoinnissa ja inventaarion tekeminen.

Inventaario – päivitä asenteesi ja välineesi

Inventaario on perinteisesti kuin kaupan alan hammaslääkärikäynti. Oikein kukaan ei pidä siitä ja moni mielellään venyttää sen tekemistä niin kauan kuin mahdollista. Onko se järkevää? Ei yleensä. Lue tästä, miten teet inventoinnista mielekkään osan liiketoimintaasi.

Feenix ja uuden myymälän perustaminen Tehdenin kanssa.

Myymälän perustaminen – mikä yllätti tuoreen yrittäjän?

Uuden myymälän perustaminen on houkutteleva ajatus, sillä kivijalkaliikkeitä kaivataan edelleen toisinaan etäiseltä tuntuvan verkkokaupan rinnalle. Mitä matkan varrella kannattaa ottaa huomioon, mihin varata aikaa ja millaisia yllätyksiä vastaan voi tulla?

Joulusesonki - tehosta myyntiä kassalla - Tehden.

Black Friday avaa joulusesongin – onko myymäläsi valmis?

Kaupan alan tärkein myyntisesonki on alkamassa. Joulumyynnin merkitys on yrittäjälle huomattava, sillä joulun aikaan tehdään jopa kolmannes vuoden liikevaihdosta. Oletko valmis takomaan tulosta? Lue tästä vinkit, miten saat parhaan tehon irti joulusesongista.