Pyöriikö yrityksesi arki perstuntuman varassa, vai ohjaavatko sitä todelliset luvut? Aiemmassa blogitekstissämme kävimme läpi kaupan alan tärkeimmät raportit, jotka jokaisen yrittäjän tulisi säännöllisesti avata. Raportit ja raakadata ovat kuitenkin vasta ensimmäinen askel tiedolla johtamisen polulla.
Jotta datasta saadaan todellista hyötyä arjen pyörittämiseen, raporteista täytyy osata poimia ne kaikkein kriittisimmät luvut eli KPI-mittarit. Oikeat mittarit näyttävät yrityksesi suunnan ja auttavat tekemään korjausliikkeitä, ennen kuin ongelmat alkavat rasittaa yrityksesi kassavirtaa.
Samalla ne ovat yrittäjän parhaita työkaluja kulujen karsimisessa. Pystyt tekemään merkittäviä säästöjä sillä, että tunnistat hukkainvestoinnit, optimoit ostot ja vapautat hyllyihin sitoutunutta pääomaa.
Erilaiset yritykset tarvitsevat erilaisia mittareita
Ennen kuin sukellamme lukuihin, on tärkeää muistaa yksi asia: kaikki mittarit eivät sovellu jokaiselle kauppiaalle. Kaupan ala on laaja käsite. Puhtaan kivijalkakaupan, monikanavaisen erikoiskaupan ja suuren tukkuliikkeen ei tarvitse seurata täysin samoja mittareita.
Tässä artikkelissa esitellyt kuusi mittaria ovat kaupan alan yleisimpiä ja käytetyimpiä suuntaviivoja. Valitse niistä omaan liiketoimintaasi, toimialaasi ja resursseihisi sopivat palat.
Tärkeintä on seurata niitä lukuja, joilla on aidosti vaikutusta sinun yrityksesi päätöksentekoon.
1. Myynti ja kannattavuus
Nämä kaksi perusmittaria kulkevat aina käsi kädessä. Ne kertovat yrityksen koosta, volyymistä ja siitä, jääkö toiminnasta mitään käteen kiinteiden kulujen jälkeen.
Myynti ja sen kehitys (€)
Myynti tai liikevaihto kertoo yrityksesi liiketoiminnan kokonaisvolyymin eli sen, kuinka paljon kauppaa saatte aikaiseksi. Se on selkeä mittari toiminnan laajuuden ja kasvun seuraamiseen pitkällä aikavälillä. Pelkkä yksittäinen myyntiluku ei siis kerro paljoakaan ilman historiaa.
Jotta luvusta saa irti todellista hyötyä, sitä kannattaa peilata aiempaan tekemiseen – esimerkiksi edelliseen kuukauteen tai edellisen vuoden vastaavaan sesonkiin.
- Mitä luku kertoo: Vertailun avulla näet yrityksesi todellisen myyntitrendin ja suunnan. Jos myynti on laskussa edelliseen vuoteen verrattuna, tiedät käynnistää myyntiä elvyttäviä toimenpiteitä. Vastaavasti myynnin kasvaessa osaat varautua siihen, että resursseja ja tavaraa tarvitaan myymälässä tai varastossa enemmän. (Löydät mittarin tältä raportilta Tehdenissä: Vertailumyyntiraportti)
- Säästöpotentiaali: Vertailudata säästää rahaa estämällä hätiköidyt paniikkiratkaisut. Kun näet raportista, että käsillä oleva hiljainen jakso onkin vain normaalia kausivaihtelua, et lähde turhaan polkemaan hintoja ja tuhoamaan katettasi hätäisillä alennusmyynneillä. Osaat myös ajoittaa markkinointibudjetin niihin hetkiin, jolloin asiakkaat ovat todistetusti ostohousut jalassa.
Pelkkä suuri myynti ei kuitenkaan takaa onnistumista, jos tuotteiden hankintahinnat tai yrityksen juoksevat kulut nousevat samassa suhteessa.
Jos myynti (volyymi) kasvaa kohisemalla mutta tilin saldo laahaa (heikko kannattavuus), ongelma piilee joko liian matalissa hinnoissa tai liian suurissa kuluissa.
Jotta et tekisi töitä pelkästä tekemisen ilosta, tarvitset myynnin rinnalle aina tämän seuraavan mittarin.
Myyntikate (€ ja %)
Myyntikate on kauppiaan ehdottomasti tärkein luku, jota kannattaa pitää silmällä. Se kertoo, kuinka paljon rahaa jää viivan alle, kun tuotteen omakustannushinta on vähennetty myyntihinnasta. Tällä katteella maksetaan yrityksen kaikki muut kulut, kuten palkat, vuokrat, markkinointi ja sähkölaskut.
- Mitä luku kertoo: Jos kateprosentti alkaa pudota, pelkkä myynnin lisääminen voi olla vaarallista, sillä se voi jopa syödä yrityksen kassaa. Tällöin on uskallettava tarkistaa omia myyntihintoja ylöspäin tai ryhdyttävä etsimään edullisempia toimittajia tai neuvottelemaan tavarantoimittajien kanssa ostohintojen alentamisesta. (Löydät mittarin tältä raportilta Tehdenissä: Myyntiraportti)
- Säästöpotentiaali: Kateprosentti paljastaa tuotteet, joiden myynti on käytännössä tappiollista, kun huomioidaan niiden käsittelyyn ja hyllyttämiseen kuluva työaika. Säästät rahaa esimerkiksi karsimalla nämä tuotteet valikoimasta ja lopettamalla markkinointieurojen haaskaamisen huonokatteisiin artikkeleihin.
2. Varaston tehokkuus
Varasto on usein kaupan alan yrityksen suurin omaisuus, mutta samalla sinne on sitoutunut valtavasti sellaista käyttöpääomaa, jota tarvittaisiin muualla. Varaston seurantaan tarvitaan kaksi eri näkökulmaa.
Varaston arvo (€)
Varaston arvo kertoo suoraan euroina, kuinka paljon rahaa makaa tällä hetkellä hyllyissä olevissa tuotteissa. Liian suuri varaston arvo on riski: se sitoo yrityksen vapaata kassaa, jolloin muiden laskujen maksu vaikeutuu ja puskuri yllättäviä menoja varten pienenee.
- Mitä luku kertoo: Jos varaston arvo nousee jatkuvasti ilman, että myynti kasvaa vastaavassa suhteessa, rahaa on valumassa hukkaan. Varastoon ostetaan liikaa sellaista tavaraa, joka ei liiku, tai vanhat tuotteet ovat jääneet hyllyyn pyörimään. (Löydät luvun: Varaston arvo -raportti)
- Säästöpotentiaali: Kun pidät varaston arvon optimaalisena, et sido turhaa rahaa hyllyihin seisomaan. Tämä vapauttaa yritykselle arvokasta käyttöpääomaa, jonka voit säästää hukkainvestoinneilta ja ohjata mieluummin liiketoiminnan kehittämiseen, uusiin innovaatioihin tai sellaisten uutuustuotteiden hankintaan, jotka tutkitusti kiertävät ja tuovat rahaa nopeasti takaisin kassaan.
Kun yrityksen oma käteinen vapautuu käyttöön, säästät selvää rahaa myös pankkilainojen tai joustolimiittien koroissa ja hoitokuluissa.
Varaston kiertonopeus
Tämä suhteellinen luku kertoo, kuinka monta kertaa myyt ja uusit varastosi sisällön valitun ajanjakson (esimerkiksi vuoden) aikana. Mitä nopeammin varasto pyörähtää ympäri, sitä tehokkaammin siihen sijoitettu euro tuottaa yritykselle uutta kassavirtaa ja voittoa.
- Mitä luku kertoo: Hidas kiertonopeus on merkki siitä, että tuotteet seisovat hyllyssä liian kauan. Tällöin on aika tehdä kylmäpäisiä päätöksiä: järjestää poistomyyntejä vanhentuneelle tavaralle ja pienentää seuraavien ostotilausten määriä. (Löydät mittarin tältä raportilta Tehdenissä: Varaston kiertonopeus -raportti)
- Säästöpotentiaali: Nopeasti kiertävä varasto minimoi myös hävikin. Kun tavara ei ehdi vanhentua, rikkoutua tai pudota pois trendeistä hyllyssä seisoessaan, sinun ei tarvitse heittää rahaa roskiin poistettavien tuotteiden muodossa.
3. Ennakointi ja tilausten hallinta
Kun haluat varmistaa sujuvan arjen tästä eteenpäin, käännä katseesi tilauskantoihin. Nämä mittarit ovat elintärkeitä erityisesti tukkukaupoille, erikoiskaupoille ja yrityksille, jotka tekevät ennakkotilauksia tai toimittavat tuotteita laskulle.
Myyntitilauskanta (€)
Myyntitilauskanta kertoo sellaisten tilausten arvon, jotka asiakkaat ovat jo järjestelmään tehneet, mutta joita ei ole vielä ehditty toimittaa tai laskuttaa. Se antaa poikkeuksellisen tarkan ennusteen tulevien viikkojen tai kuukausien varmasta myynnistä. Tämän luvun avulla pystyt ennakoimaan tulevaa työkuormaa ja suunnittelemaan esimerkiksi varastohenkilökunnan tarvetta.
- Mitä luku kertoo: Tasainen tai kasvava myyntitilauskanta tuo yrittäjälle mielenrauhaa ja ennustettavuutta. Jos kanta alkaa tyhjentyä huolestuttavan nopeasti, myyntiin ja markkinointiin on laitettava heti lisää paukkuja, jotta toiminta ei pysähdy seuraavassa kuussa. (Löydät mittarin tältä raportilta Tehdenissä: Myyntitilausraportti)
- Säästöpotentiaali: Tämän luvun avulla pystyt ennakoimaan tulevaa työkuormaa ja optimoimaan henkilöstökuluja. Jos myyntitilauskanta näyttää tulevalle kuulle hiljaista, tiedät olla ottamatta kalliita kausiapulaisia tai vuokratyövoimaa, ja säästät suoraan palkkamenoissa.
Ostotilauskanta (€)
Ostotilauskanta näyttää, kuinka paljon tavaraa on tilattuna toimittajilta ja milloin tavara on tulossa sisään. Tämä auttaa hahmottamaan tulevia menoja ja varmistamaan, että varaston arvo pysyy budjetoiduissa rajoissa.
- Mitä luku kertoo: Ostotilauskantaa pitää aina peilata myyntitilauskantaan ja varaston nykyiseen kiertoon. Jos tavaraa on tulossa paljon mutta myyntitilauksia ei ole sisässä, vaarana on varaston ylitäyttyminen ja kassan äkillinen kuivuminen. (Löydät mittarin tältä raportilta Tehdenissä: Ostotilausraportti)
- Säästöpotentiaali: Ostotilauskannan tarkka seuranta estää kalliit tuplaostokset ja vahinkotilaukset. Näet myös edullisimmat toimittajat ja kannattavimmat ajankohdat tilauksille.
Kun näet järjestelmästä mustaa valkoisella, kuinka paljon ostat tietyltä toimittajalta säännöllisesti, voit käyttää tätä dataa myös vipuvartena neuvotteluissa ja pyytää toimittajalta parempia paljousalennuksia tai maksuehtoja.
5 vinkkiä myynnin tehostamiseen
KPI-mittarit ja tiedolla johtaminen kevyesti käyttöön
Nykyajan markkinassa menestyminen vaatii enemmän kuin pelkkää intuitiota tai perstuntumaa. Mutta erilaisia mittareita on varmasti yhtä monta kuin on yritystäkin. Jokaisella on omat tärkeät KPIt. Jos olet liiketoimintasi alkumetreillä, kaikkia mittareita ei tarvitse eikä kannata ottaa seurantaan yhdellä kertaa. Liian suuri määrä käppyröitä ja lukuja voi hämärtää kokonaiskuvaa ja aiheuttaa turhaa stressiä.
Hyvä aloituspari lähes kaikille yrityksille on myyntikate ja varaston arvo. Ota rutiiniksi tarkistaa nämä kaksi lukua esimerkiksi joka maanantai.
Kun opit tuntemaan nämä luvut ja tekemään niiden perusteella käytännön muutoksia ostoihin ja hinnoitteluun, huomaat pian hallitsevasi liiketoimintaasi paljon varmemmalla otteella.
Tehdenin selkeät raportointityökalut pitävät huolen siitä, että tarvitsemasi luvut ovat aina helposti saatavilla, sinun täytyy vain ottaa ne käyttöön.
Miten valita juuri omalle yritykselle sopivat KPI-mittarit?
Hyvän mittarin tunnistaa siitä, että se istuu suoraan yrityksesi arkeen ja tavoitteisiin.
Valitsemasi luvut ovat aidosti hyödyllisiä, kun mittari on:
Olennainen: Keskity vain niihin asioihin, jotka vievät yritystäsi kohti asetettuja tavoitteita. Jos jokin luku ei auta sinua menestymään, sitä on turha kytätä.
Luotettava ja tarkka: Mittarin on oltava luotettava ja tarpeeksi tarkka sekä selkeä (huom. lukujen pohjana olevan tiedon on oltava ajan tasalla).
Vertailukelpoinen: Jotta tiedät, mihin suuntaan olet menossa, lukujen täytyy olla keskenään vertailukelpoisia. Sinun pitää pystyä peilaamaan tämän päivän tulosta luotettavasti viime kuuhun tai edellisen vuoden vastaavaan sesonkiin.
Helppokäyttöinen: Unohda liian monimutkaiset kaavat. Parhaat mittarit ovat yksinkertaisia ja niin helposti ymmärrettäviä, että näet tilanteen yhdellä vilkaisulla kiireisenkin työpäivän keskellä.
Vähällä vaivalla syntyvä: Datan kerääminen ja raporttien pyörittäminen ei saa viedä enemmän aikaa tai rahaa kuin siitä saatava hyöty on. Tehdenin kaltaiset valmiit järjestelmät ovat tässä loistava apu, sillä tarvittava tieto syntyy arjen myynnin ja ostojen ohessa ilman erillistä manuaalista työtä tai lisäkuluja.
Raportti on vain niin hyvä kuin sen taustalla oleva data
Emme voi painottaa tarpeeksi sitä, että raportointi ja mittarit ovat tasan niin hyvällä tasolla kuin järjestelmään syötetty data on.
Tiedolla johtamisen pohjana on aina se, että arjen kirjaamiset tehdään huolellisesti. Kaikki tarvittava tieto, kuten oikeat ostohinnat, tuotetiedot ja tilausmuutokset, täytyy löytyy jokaisesta ostosta ja tilauksesta.
Jos pohjatyö tehdään puolivillaisesti, niin mittarit ja raportit näyttävät mitä sattuu, ja silloin päätöksiä tehdään väärän tiedon pohjalta. Järjestelmä tekee laskennan puolestasi, mutta tarkkuus lähtee sinusta.
Tehden tukee saumattomasti kaiken kokoisten kaupan alan yritysten liiketoimintaa, myös ketjuliiketoimintaa ja useiden toimipisteiden hallintaa, jolloin raportointia voi seurata koko yrityksen tasolla.
Tämä on sinun hetkesi muuttaa yrityksesi keräämä data pelkistä numeroista todelliseksi kilpailueduksi ja säästöpotentiaaliksi.
Haluatko nähdä, miten helppoa mittareiden seuraaminen voi olla?
Katso Tehden-kassajärjestelmän esittelyvideo, niin pääset tutustumaan sen ominaisuuksiin tarkemmin.
Neljässä minuutissa näet tärkeimmät toiminnot ja saat käsityksen, miten järjestelmä palvelisi sinun yritystäsi.
Tehdenin kassajärjestelmä alkaen vain 28€/kk!
Lisää mielenkiintoista luettavaa aiheesta muualla netissä:
- Insight Software: Vähittäiskaupan tunnusluvut
- Shopify: Tärkeimmät verkkokaupan mittarit
Haluaisitko pohtia yhdessä, miten Tehden voisi auttaa sinun yritystäsi laittamaan kulut kuriin ja löytämään sopivia säästökohteita? Ota rohkeasti yhteyttä, niin voimme katsoa yhdessä, millainen ratkaisu palvelee juuri sinun yrityksesi tarpeita parhaiten. Emme myy sinulle pelkkää ohjelmistoa, vaan saat myös takuulla sujuvamman arjen.
