Kokosimme tähän blogiin hyväksi havaittuja keinoja siihen, miten onnistut kassa- tai toiminnanohjausjärjestelmän ja taloushallinnon järjestelmän välisen integraation käyttöönotossa.
Psst! Jos haluat ensin perehtyä tarkemmin integraatioiden hyötyihin ja miettiä, voisiko taloushallinnon integraatio ratkaista arjen haasteita sinun yrityksessäsi, lue blogimme taloushallinnon tehostamisesta.
Millainen yritys, sellainen integraatio
Joihinkin kysymyksiin on hyvä vastata jo siinä vaiheessa, kun integraatiosta vasta aletaan haaveilla. Taloushallinnon integraatioilla voidaan saavuttaa erilaisia asioita yrityksen tarpeesta riippuen, ja siksi ensin kannattaakin selvittää, kuinka laajan taloushallinnon integraation sinun yrityksesi tarvitsee.
Onko myyntisi suoraviivaista kassamyyntiä, ja haluat lähinnä tehdä kirjanpitotositteiden toimittamisesta helpompaa ja varmempaa? Vai oletko saanut tarpeeksesi viitemaksuaineistojen hakemisesta ja etsit automatisoidumpaa tapaa myyntireskontran hoitoon? Vai onko myös ostoilla keskeinen rooli toiminnassasi, ja haluat järkevämmän ja täsmällisemmän prosessin ostolaskujen tarkistamiseen ja täsmäyttämiseen?
Entä haluatko, että sinä hoidat oman tonttisi ja kirjanpitäjä omansa, eikä kummankaan tarvitse kirjautua toistensa järjestelmiin? Jokaiseen tarpeeseen löytyy kyllä oikea integraatio!
Taustajoukot ja tilitoimiston toiveet
Käyttämässäsi tai harkitsemassasi kassa- tai toiminnanohjausjärjestelmässä voi olla valmiita integraatioita useampiinkin taloushallinnon järjestelmiin. Tällaisessa tilanteessa valintaa voi helpottaa keskustelu kirjanpitäjän kanssa!
Jos olet toiminut saman tilitoimiston kanssa jo pitkään, kannattaa valita integraatio siihen taloushallinnon järjestelmään, jota kirjanpitäjäsi on tottunut käyttämään. Jos taas yrityksesi on uusi tai tilitoimisto syystä tai toisesta menossa vaihtoon, kannattaa kysellä kokemuksia ja suosituksia vaikkapa omissa verkostoissa ja yrittäjäkollegoilta.
Valinta on tehty - mitä sitten?
Kun oma tarve on selvillä ja järkevä ratkaisu löytynyt, kannattaa ennen käyttöönoton aloittamista käydä läpi seuraava tarkastuslista:
- Kuinka hyvin hallitset kirjanpidon taustalla vaikuttavan logiikan? Riittääkö sinulle peruskoulutus integraation toiminnasta, vai tarvitsetko laajempaa reskontrakäsitteitä avaavaa koulutusta?
- Käytätkö jotain perintäpalvelua? Taloushallinnon ohjelmistot tarjoavat usein omaa perintäänsä, eli taloushallinnon integraation laajuudesta riippuen se voi tarkoittaa myös uutta perintäkumppania. Muista siis päättää perintäsopimuksesi riittävän ajoissa.
- Muista, että kahta myyntireskontraa ei voi olla käytössä samanaikaisesti. Jos olet siis aiemmin hoitanut myyntireskontran kassajärjestelmässäsi ja aiot nyt ottaa käyttöön myyntireskontraintegraation, selvitä, miten kannattaa toimia olemassa olevan reskontran kanssa.
- Halutaanko yrityksen myyntejä seurata taloushallinnon ohjelmassa esimerkiksi toimipaikka- tai projektikohtaisesti? Ohjelmistoissa käytetään tästä kohdistamisesta erilaisia nimityksiä, mutta omat toiveet on hyvä muistaa mainita järjestelmätoimittajalle hyvissä ajoin – integraatiossa liikkuvat tiedot saadaan kohdistettua oikein, kun vain tausta-asetukset ovat kunnossa.
- Jos olet ottamassa käyttöön myyntilaskuintegraatiota, mieti toimitaanko kaikkien asiakkaiden laskujen kanssa identtisesti, vai onko joukossa myös poikkeusasiakkaita? Jos esimerkiksi tietty asiakas haluaa säännöllisesti käydä maksamassa laskunsa käteisellä, ei näitä laskuja välttämättä kannata siirtää taloushallinnon järjestelmän reskontraan. Järkevä toimintamalli kyllä löytyy yhdessä kirjanpitäjän ja järjestelmätoimittajan kanssa keskustelemalla!
- Jos olet käyttänyt toiminnanohjausjärjestelmääsi jo pidempään ja olet vasta nyt ottamassa käyttöön myyntireskontraintegraatiota, kannattaa ehdottomasti tehdä testisiirtoja. Integraatio ei tee näppäilyvirheitä, mutta joskus integraatiossa saattaa siirtyä sellaista tietoa, jota ei esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmässäsi luoduilla laskuilla näytetä. Jos siis integraation yli taloushallinnon järjestelmään siirtyneellä laskulla on jotain, mitä et haluaisi siellä näkyvän, kannattaa tuote- ja/tai asiakastietoja siistiä ennen käyttöönottoa.
Jos listaa läpi käydessä tulee ilmi asioita, joista et ole vielä keskustellut järjestelmätoimittajan asiantuntijan kanssa, kannattaa ilman muuta lähettää lisätiedot hänelle vaikkapa sähköpostilla!
Samoin jos sinusta tuntuu, että kaipaisit vielä taustatietoa taloushallinnon integraatioon liittyen, ole silloinkin rohkeasti yhteydessä joko järjestelmätoimittajaan tai kirjanpitäjääsi. Tiedon jakaminen hyvissä ajoin ennen integraation käyttöönottoa on tärkeää puolin ja toisin.
Ota kaikki irti koulutuksista - valmistaudu!
Yleensä taloushallinnon integraatio otetaan käyttöön käyttöönottokoulutuksen aikana.
Valmistaudu käyttöönottokoulutukseen järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan niin, että tarvittavat taustatiedot ovat saatavilla ja vastaukset etukäteen lähetettyihin kysymyksiin on mietitty.
- Jos olet aloittamassa uutta yritystoimintaa, integraatiot kannattaa ottaa käyttöön ennen ensimmäisen laskun lähettämistä. Näin kaikki laskut ovat alusta saakka oikeassa paikassa, eikä kirjanpitäjän heti tarvitse käyttää aikaa puuttuvien laskujen paikallistamiseen. Varmista siis, että olet riittävän ajoissa liikkeellä.
- Jos otat myyntireskontraintegraation käyttöön järjestelmässä, jota olet jo jonkin aikaa käyttänyt, sopikaa kouluttajan kanssa yrityksesi laskutussyklin kannalta toimiva käyttöönottopäivä.
- Selvitä kirjanpitäjältäsi, mitä kirjanpitotilejä tämä haluaa kummassakin järjestelmässä käytettävän ja miten tilit halutaan nimetä. Kun tiedot ovat selvillä, tilikartta muokataan valmiiksi jo ennen käyttöönottokoulutusta ja integraation voi ottaa käyttöön heti koulutuksen yhteydessä. Jos et ole varma, mitä tietoja koulutuksessa tarvitaan, kysy rohkeasti lisätietoja kouluttajalta.
- Ennen käyttöönottokoulutusta kannattaa keskustella sisäisesti omista toimintatavoista ja rooleista ja pyytää kaikki asiaankuuluvat henkilöt mukaan koulutukseen. Näin saatte kaikki ensikäden tietoa ja voitte esittää omaan tehtävänkuvaan liittyviä kysymyksiä. Yhdessä tehden onnistuu paremmin!
Viimeiset vinkit onnelliseen yhteiseloon integraation kanssa
Kun taloushallinnon integraatio on otettu käyttöön, reskontranhoidon ja omien toimintamallien yhdenmukaisuus ja jatkuvuus ovat avainasioita.
Joskus kassajärjestelmän puolella saattaa tulla vastaan poikkeustilanteita, ja hyvän asiakaspalvelun nimissä on tehtävä luovia ratkaisuja. Siksi kannattaakin jo etukäteen sopia yhteisistä toimintamalleista oman henkilökunnan kanssa – ja muistaa kertoa näistä kirjanpitäjälle.
Jos saatavien hallinta työllistää yrityksessäsi, kannattaa myös kurkata asiantuntijamme vinkit vikuroivan reskontran taltuttamiseen:
