Tukkureilla ja maahantuojilla arki voi joskus olla aikamoista Excel-salaattia ja useiden eri softien pyörittelyä. Ostoja tehdään pahimmillaan perstuntumalla, sähköpostitse tulleita tukkutilauksia naputellaan käsin järjestelmästä toiseen ja luottorajojen kyttääminen vie yöunet.
Toimitpa sitten puhtaasti B2B-tukkukauppiaana omalla toimialallasi tai maahantuojana, jonka asiakkaina on erikoiskauppoja, arki muuttuu nopeasti monimutkaiseksi ilman kunnon työkaluja. Kun tuotemäärät kasvavat ja asiakkaat odottavat täsmällisiä toimituksia, yrittäjän aika pitää käyttää järkevästi.
Kasvun ei tarvitse tarkoittaa stressin lisääntymistä. Nykyaikainen tukkukaupan toiminnanohjausjärjestelmä palauttaa mielenrauhan ja ottaa rutiinit haltuun. Lyhyesti sanottuna oikein valittu tukkukaupan ERP suojaa katteesi, auttaa ostamaan tavaraa oikean määrän juuri oikeaan aikaan ja suoraviivaistaa tilausketjut.
Mikä on tukkukaupan ERP?
Tukkukaupan ERP (Wholesale Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä tukkukaupalle on ohjelmisto, joka kerää yrityksen keskeiset toiminnot – kuten oston ja hankinnan, reaaliaikaisen varastotilanteen, B2B-hinnoittelun, asiakaskohtaiset luottorajat, tilausten käsittelyn ja laskutuksen – yhteen selkeään kokonaisuuteen.
Tukkukaupassa ja maahantuonnissa toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimmät tehtävät liittyvät arjen hallintaan ja tiedolla johtamiseen:
- Älykäs hankinta ja ostotoiminta: Järjestelmä auttaa varmistamaan, että tavaraa hankitaan todellisen tiedon ja myyntihistorian perusteella juuri oikea määrä, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan.
- Datalla johtaminen ja katteiden valvonta: Tilannekuva yrityksen kannattavuudesta, varaston rahallisesta arvosta ja todellisista katteista on saatavilla reaaliajassa.
- B2B-ominaisuuksien hallinta: Järjestelmä muistaa asiakaskohtaiset sopimushinnat, alennusprosentit ja varoittaa automaattisesti, jos asiakkaan luottoraja on paukkumassa yli.
- Ketterä ketjutus ilman manuaalista naputtelua: Tarjous muuttuu myyntitilaukseksi, keräilylistaksi, lähetteeksi ja laskuksi loogisesti muutamalla klikkauksella.
Jos toiminnanohjausjärjestelmän käyttö tai logiikka ei ole sinulle vielä tuttua, käy lukaisemassa myös artikkelimme Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja mitä hyötyä siitä on?
Tukkukaupan verkkokauppa ja varastonhallinta
Jos tukkukauppasi toimii monikanavaisesti eli myyntiä on kivijalassa ja verkkokaupassa tukun lisäksi, reaaliaikainen varastonhallinta on erittäin kriittisessä asemassa.
Mikäli verkkokauppa ja tukkupuoli toimivat erillään ja tiedot eivät liiku näiden välillä, saatat vahingossa myydä verkkokaupan kautta kuluttajalle tuotteen, joka oli jo luvattu tukkutilaukseen jälleenmyyjällesi.
Tukkukaupan ERP sitoo nämä maailmat yhteen. Kun molemmat kanavat jakavat saman, reaaliaikaisen varaston toiminnanohjausjärjestelmässä, ylimyynnin riski katoaa ja eikä sinun enää tarvitse päivittää saldoja manuaalisesti iltapuhteena.
Kustannustehokas varastonhallinta
Miten tukkukaupan ERP helpottaa hankintaa ja ostotilauksia?
Tukkukaupan ja maahantuonnin ytimessä on myynnin lisäksi myös hankinta. Menestystä voi mitata sillä, saadaanko tavaraa hankittua
- a) oikean tiedon perusteella
- b) juuri oikea määrä
- c) oikeaan aikaan ja
- d) oikeaan paikkaan.
Jos hankintaprosessi takkuaa, koko loppuketju kärsii ja katteet siinä mukana.
Kun käytössäsi on järjestelmä, joka kerää dataa jokaisesta myydystä tuotteesta, ostopäätöksiä ei tarvitse enää arvailla.
Tukkukaupan toiminnanohjausjärjestelmä
- analysoi puolestasi varaston kiertonopeutta ja myyntitrendejä (eli ennakoi menekkiä)
- osaa ehdottaa automaattisten tilauspisteiden avulla, milloin on aika tehdä uusi ostotilaus toimittajalle ja
- osaa kertoa, mikä on optimaalinen tilausmäärä.
Mikä parasta, järjestelmä pitää kirjaa avoimista ostotilauksista. Näet yhdellä silmäyksellä,
- mitä tavaraa toimittajalta on parhaillaan tulossa,
- milloin kuorman pitäisi saapua varastoon ja
- paljonko tavaraa on vielä vapaana myytäväksi.
Näin varmistat, että sesonkituotteet ovat hyllyssä juuri ennen kysyntähuippua, eikä yrityksen pääoma makaa turhaan kiinni hyllyissä väärään aikaan vuodesta.
Ilman järjestelmän tarjoamaa historiadataa ja hälytysrajoja on mahdotonta ostaa tavaraa Just-In-Time (JOT-periaate) eli oikeaan aikaan ja oikea määrä.
“Tavaraa pitää saada hankittua oikea määrä, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan. Siihen tukkukaupan ERP on ehdoton työkalu.”
Näin vältät tukkumyynnin riskit
Maailmantilanteen muutokset ja inflaatio voivat tehdä hinnoittelusta haastavaa. Toimittajahinnat ja rahtikustannukset saattavat heilahdella hyvinkin lyhyellä varoitusajalla.
Jos maahantuot tavaraa ulkomailta ja toimittajasi nostaa tuotteiden tukkuhintoja, miten nopeasti pystyt reagoimaan omiin tukkuhinnastoihisi?
Tukkukaupassa katteet voivat olla tiukat, joten yrittäjän on oltava sekunnilleen hereillä siitä, millä hinnalla tavaraa myydään ulos.
Jos asiakkaillasi on erilaisia sopimushintoja, niiden ylläpitäminen käsin eri listoissa on riskialtista. Tukkukaupan ERP pitää huolen siitä, että kun määrität asiakkaalle oman hinnaston tai alennusryhmän, järjestelmä poimii sen automaattisesti tilausta tehtäessä.
- Samalla järjestelmä auttaa sinua varjelemaan katteitasi (marginaalisuojaus): kun näet suoraan ohjelmistosta tuotteen todellisen sisäänostohinnan ja siihen liittyvät kulut, pystyt heti tarjousta tehdessäsi varmistamaan, että kauppa on yrityksellesi kannattava.
- Jos sisäänostohinta nousee, pystyt reagoimaan myyntihintoihin välittömästi, eikä vasta sitten, kun kirjanpitäjä toimittaa kuukauden päästä raportit.
B2B-kaupassa katteiden ohella on suojattava myös yrityksen kassavirtaa. Myynti tapahtuu lähes poikkeuksetta laskulla, mikä tuo mukanaan luottoriskejä, ja pk-yritykselle yksikin suuri luottotappio voi olla kohtalokas.
Nykyaikainen tukkukaupan ERP sisältää työkalut asiakaskohtaisten luottorajojen ja maksuvalvonnan hallintaan.
Järjestelmä varoittaa yrittäjää tai myyjää suoraan tilausta klikatessa, jos asiakkaan edelliset laskut ovat rästissä tai avoinna oleva saldo ylittää sovitun luottorajan.
Näin voit pysäyttää toimituksen ennen kuin vahinko pääsee tapahtumaan.
ERP myös laskee tuotteiden keskiostohinnat automaattisesti toteutuneiden ostotilausten mukaan. Kirjanpitäjäsi kiittää, kun varaston rahallinen arvo on jatkuvasti ja tarkasti tiedossa ilman manuaalisia Excel-laskutoimituksia.
Mikä parasta, toiminnanohjausjärjestelmä vähentää inhimillisiä virheitä. Ilman järjestelmää joutuisit kirjoittamaan tiedot käsin tarjoukselta keräilylapulle, sieltä rahtiohjelmaan ja lopulta näppäilemään laskun erilliseen taloushallinnon ohjelmaan.
Yksikin kirjoitusvirhe tässä ketjussa tarkoittaa väärää toimitusta, tyytymätöntä asiakasta ja sinulle kallista selvittelyrupeamaa.
Mobiili-inventointi säästää päiviä tukkukaupan varastonlaskennassa
Jokainen tukkukauppias ja maahantuoja tietää sen turhautumisen, kun perinteisen inventointiurakan jälkeen hyllylappuja aletaan käsin naputella koneelle ja huomataan, ettei kynänjäljestä saa selvää tai jotkin laatikot on laskettu vahingossa kahdesti.
Tämä tukkukauppiaan suurin päänsärky eli inventointi helpottuu huomattavasti tehokkaan järjestelmän avulla. Kun paperilapuista ja Exceleistä voidaan luopua ja varasto voidaan inventoida mobiililaitteella (kuten älypuhelimella tai käsipäätteellä) suoraan hyllyjen välissä, säästetään päiviä mekaanista työtä ja virheet vähenevät minimiin.
Kun varasto lasketaan suoraan mobiililaitteella hyllypaikka kerrallaan, järjestelmä päivittää saldon taustalle sekunneissa ja varoittaa poikkeamista heti.
Miltä sinusta tuntuisi, jos inventointia ei tarvitsisi jättää yhdeksi massiiviseksi, koko toiminnan lamauttavaksi vuotuiseksi rutistukseksi?
Tukkukaupan ERP-järjestelmän ansiosta voit tehdä jatkuvaa inventointia osasto tai tuoteryhmä kerrallaan vaikka viikon hiljaisempina työtunteina. Näin varaston arvo pysyy jatkuvasti oikeana kirjanpitoa varten ilman, että tilausten toimituksia tai uuden tavaran vastaanottoa tarvitsee keskeyttää päiväkausiksi.
Mitä modernilta tukkukaupan toiminnanohjaukselta pitää vaatia?
Kun lähdet etsimään yrityksellesi sopivaa tukkukaupan ERP-järjestelmää, älä tyydy pelkkään sähköiseen laskutusohjelmaan. Nykyaikaisen järjestelmän tulee tarjota ratkaisut vähintään seuraaviin tukkutoiminnan erityispiirteisiin:
- Tuotepaketit ja -rakenteet: Kaupan alalla myydään usein tuotteita nippuina tai lahjasetteinä (esimerkiksi valmis lahjasetti). ERPin tulee osata vähentää jokainen yksittäinen komponentti varastosta automaattisesti oikein, kun paketti myydään.
- Monipuolinen varianttien hallinta: Jos myyt esimerkiksi vaatteita, kenkiä tai design-tuotteita, sama tuote sisältää useita eri kokoja, värejä tai materiaaleja. Järjestelmän pitää osata käsitellä näitä.
- Hyllypaikkojen käyttö ja varastosiirrot: Jos yritykselläsi on useita varastopisteitä tai myymälän takahuone toimii tukkunurkkana, tehokas varastonhallinta rakennetaan jakamalla varastotila selkeisiin hyllypaikkoihin. Lisäksi järjestelmän on hallittava varastosiirrot.
- Ketterä mobiilikeräily ja -inventointi: Mobiilisti käsipäätteellä tehtävä paperiton keräily ja hyllytys ohjaa työntekijän suoraan oikealle hyllyvälille, mikä minimoi virheet ja nopeuttaa tilausten pakkaamista huomattavasti.
- Data varastonhallinnan tukena: ohjelmiston avulla on syytä päästä pureutumaan esimerkiksi varaston kiertonopeuteen ja arvoon sekä myynti- ja ostotilauksiin helposti.
Nämä kaikki + paljon muuta hyödyllistä löytyvät Tehdenin tehokkaasta toiminnanohjausjärjestelmästä.
Miten tukkukaupan erpin käyttöönotto tapahtuu?
ERP-projektin katsotaan usein olevan pelkkä tekninen IT-hanke, mutta todellisuudessa se on kokonaisvaltainen muutos ihmisten toimintatavoissa.
Moni yrittäjä pelkää järjestelmän vaihtoa, sillä vanhasta ja tutusta luopuminen tuntuu työläältä – hyppy tutuista Exceleistä uuteen järjestelmään voi herättää myös työntekijöissä huolta. Päätöstä lykätään, koska projektin pelätään vievän liikaa aikaa tai sekoittavan juuri nyt “ihan ok” -tasolla rullaavan arjen.
Yksi suurimmista peloista on datan siirto. Esimerkiksi Tehden, joka on nykyaikainen pilvipohjainen ohjelmisto, mahdollistaa sen, että voit siirtää olemassa olevat tiedot uuteen järjestelmään tietotuontityökalulla.
Tuotetiedot, kokovariaatiot, hinnat ja asiakasrekisterit siirtyvät vanhoista taulukoistasi järjestelmään ketterästi, kunhan käyt vanhan datan ensin tiheällä kammalla läpi. Roskadataa on turha siirtää uuteen järjestelmään. Perinteinen sanonta “roskaa sisään, roskaa ulos” pätee tässäkin.
Tärkeintä on edetä vaiheittain. Laita ensin kuntoon kaikkein tärkeimmät perustiedot (kuten tuoterekisteri ja toimittajatiedot) ja anna työntekijöille aikaa oppia. Älä ajoita käyttöönottoa yrityksesi kaikkein kiireisempään sesonkiin, vaan ota uusi ohjelmisto haltuun rauhallisemmalla viikolla.
- Aloita perusasioista: Laita ensin kuntoon kaikkein tärkeimmät, eli tuoterekisteri, varastotilanne ja toimittajatiedot.
- Anna aikaa oppimiselle: Uuden ohjelmiston opettelu vaatii hieman kalenteriaikaa, joten älä ajoita käyttöönottoa yrityksesi kaikkein kiireisempään sesonkiin.
- Laajenna tarpeen mukaan: Kun perusasiat ja ostotoiminta rullaavat sujuvasti uudessa järjestelmässä, voit ottaa käyttöön laajempia ominaisuuksia, kuten eräseurantaa tai tarkempia raportointityökaluja.
Suuret globaalit tukkutoimijat ovat hyödyntäneet dataa tehokkaasti jo vuosia. Nykyään samat toimintatavat ovat elintärkeitä myös pienemmille kaupan alan tukuille, jotta ne pysyvät kilpailussa mukana.
Tehden on paras kotimainen tukkukaupan toiminnanohjausjärjestelmä pilvipalveluna
Me Tehdenillä ymmärrämme, että tukkukauppiaan ja maahantuojan arki vaatii työkaluja, jotka ovat selkeitä ja suoria käyttää. Emme tarjoa sinulle monimutkaista, tehdasympäristöihin suunniteltua raskasta tuotannonohjausta, vaan kaupan alan tarpeisiin hiotun, joustavan kokonaisuuden ostavalle ja myyvälle yritykselle.
Ohjelmisto sisältää kaiken, mitä tarvitset tukkukaupan ja maahantuonnin pyörittämiseen.
Tehden on toimialaosaava kumppani: Tehdenistä saat yrityksellesi kumppanin, joka ymmärtää suomalaisen kaupan alan yrittäjän arkea ja kehittää järjestelmää jatkuvasti alan tarpeiden ja sääntelyn mukaisesti.
Tehdenissä tukkukaupan ja maahantuonnin prosessit on tehty sujuviksi ja loogisiksi. Ohjelmisto on helppokäyttöinen ja se ohjaa sinua eteenpäin: muutat tarjouksen tilaukseksi, keräilylistaksi ja lopulta laskuksi muutamalla klikkauksella.
Järjestelmä pitää huolen siitä, että hankintasi perustuu aina reaaliaikaiseen tietoon mutun sijaan, avoimet ostotilaukset ovat hallinnassa ja asiakaskohtaiset B2B-hinnastot sekä luottorajat pysyvät tiukasti järjestyksessä.
Ja jos yritykselläsi on tukkutoiminnan ohessa myös oma vähittäismyymälä tai useita varastopisteitä, saat saman ohjelmiston alle myös helppokäyttöisen kassajärjestelmän ja valmiit integraatiot yleisimpiin verkkokauppa-alustoihin, kuten Shopifyhin tai WooCommerceen.
Kaikki tiedot elävät pilvessä reaaliajassa ja pääset niihin käsiksi mistä vain, olitpa sitten toimistolla, varastolla tai reissun päällä.
Haluatko jättää hyvästit manuaaliselle työlle ja Excel-jumpalle sekä ottaa askeleen kohti fiksumpaa hankintaa, hallittuja riskejä ja parempia katteita?
Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt tukkuliikkeelle
Tehdenissä teet tukkutarjoukset, hallinnoit ostoja ja varastoa älykkäästi, lähetät verkkolaskut suoraan asiakkaalle ja hoidat tarvittaessa kivijalkamyymälän asiakasvirrat sujuvasti samalla ohjelmistoalustalla.
Koska järjestelmä toimii pilvessä, näet yrityksesi reaaliaikaisen varastotilanteen, katteet ja myynnin raportit missä vain – vaikkapa messumatkalta suoraan puhelimestasi.
Tehdenin avulla sinun ei tarvitse enää mutuilla “paljonkohan tätä pitäisi tilata ensi kuuksi”, vaan pystyt johtamaan yritystäsi tiedolla ja automaatioiden avulla. Ei enää varastossa pölyttyvää pääomaa tai kesken sesongin loppuvia tuotteita, jolloin myynti valuu kilpailijoille.
Ohjelmisto analysoi puolestasi varaston kiertonopeutta ja myyntitrendejä. Se osaa ehdottaa automaattisten tilauspisteiden avulla, milloin on aika tehdä uusi ostotilaus toimittajalle ja mikä on optimaalinen tilausmäärä.
- Vapautat varastoon sitoutunutta pääomaa muihin yrityksen investointeihin, kun hyllyssä ei seiso ylimääräistä tavaraa.
- Varmistat tavaran saatavuuden, sillä järjestelmä hälyttää ennen kuin hyllyt huutavat tyhjyyttään.
- Sesonkien ennakointi helpottuu, kun pystyt katsomaan suoraan järjestelmästä, paljonko esimerkiksi edellisen vuoden joulumyynti tai kevätkausi vaati tuotteita.
Tehden tukee saumattomasti kaiken kokoisten tukkujen, maahantuontien ja kaupan alan yritysten liiketoimintaa, myös ketjuliiketoimintaa sekä useiden toimipisteiden hallintaa.
Lisää mielenkiintoista luettavaa aiheesta muualla netissä:
Motonet luottaa Tehdeniin
Broman Group -konsernissa Tehden toimii kaiken perustana. Sen avulla konserni ylläpitää yhdenmukaisia prosesseja, reaaliaikaista dataa ja tehokasta arkea kaikissa toimipisteissä.
”Tilikauden inventaariot, varastotäydennykset ja asiakastilausten käsittely hoituvat sujuvasti. Sesonkien vaihtuessa muutokset päivittyvät välittömästi verkkokauppaan.”
Katso videolta koko tarina.
