Huoltoliikkeen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) pitää huolen, että et enää kärsi näistä ongelmista:
- katoavat työmääräykset,
- erillään toimiva huollon ajanvaraus,
- kesken loppuvat varaosat,
- vuotava hinnoittelu,
- kannattavuuden seuraamisen vaikeus sekä
- viivästyvä laskutus ja sitä myötä
- heikko kate.
Nämä ongelmat ovat samat jokaisessa huoltoyrityksessä, olipa kyseessä sitten pyörähuolto tai pyöräliike omalla huoltopisteellään, pienkonehuolto, konehuolto tai puhelinten ja elektroniikan korjauspiste, koska prosessi on kaikissa sama.
Perusprosessi menee käytännössä näin: huollolle varataan aika sekä työn tekijä, sitten laite tai kone otetaan vastaan, korjataan varaosia ja työaikaa käyttäen ja lopulta työ laskutetaan tai maksetaan kassalla.
Oletko koskaan laskenut, mitä ongelmat näissä vaiheissa maksavat yrityksellesi vuodessa? Me olemme.
Tässä artikkelissa esitetyt arviot perustuvat tyypilliseen 3–5 hengen huoltoliikkeeseen, jonka kuukausilaskutus on noin 20 000 euroa ja työtunnin hinta 60 euroa. Saat tästä osviittaa, ja voit laskea rinnalle oman yrityksesi luvut. Kurkataan ensin hieman termeihin ja syvennytään sen jälkeen ongelmanratkaisuihin.
Mikä on huoltoliikkeen toiminnanohjausjärjestelmä ja ajanvarausjärjestelmä?
Toiminnanohjausjärjestelmä (englanniksi ERP) on ohjelmisto, joka kokoaa yhteen yrityksen keskeiset toiminnot. Huoltoliikkeessä tämä tarkoittaa, että asiakkaan tekemä ajanvaraus muuttuu työmääräykseksi, työmääräykselle kirjatut varaosat päivittävät varastosaldon ja valmis työ siirtyy suoraan kassalle tai laskulle, ilman, että samaa tietoa kirjoitetaan käsin useaan paikkaan.
Lisäksi järjestelmä muodostaa tarvittavat raportit automaattisesti esimerkiksi myynnin seurantaan ja kirjanpitoon.
Huoltoliikkeelle tärkein yksittäinen liitos onkin ajanvarauksen ja toiminnanohjauksen välillä, koska huoltotyö alkaa lähes aina ajanvarauksesta.
Arkikielessä puhutaan usein myös huoltojärjestelmästä tai huolto-ohjelmasta. Pelkkä huoltojärjestelmä hallitsee yleensä vain korjaustyöt, kun taas toiminnanohjausjärjestelmä kattaa koko liiketoiminnan kassasta varastoon ja raportointiin.
Ero erillisiin huolto-ohjelmiin, ajanvarauskalentereihin ja Excel-taulukoihin on juuri tässä: kun tieto kulkee vaiheesta toiseen automaattisesti, virheet, viiveet ja päällekkäinen työ vähenevät.
Siksi huoltoliikkeelle soveltuva toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee yleensä kaikki tässä artikkelissa kuvatut ongelmat samalla kertaa.
- Jos toiminnanohjausjärjestelmän käyttö tai toimintatapa ei ole sinulle vielä tuttua, tutustu vielä artikkeliimme Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?
Ongelma 1: Huoltoliikkeen työmääräykset katoavat tai jäävät vajaiksi
Huoltotyön tiedot ovat huoltoliikkeen tärkeintä dataa, kirjattiinpa ne työmääräykselle, myyntitilaukselle tai vastaanottolapulle. Niistä pitää selvitä, kuka on asiakas, mikä laite tai pyörä on kyseessä, mitä sovittiin tehtäväksi ja mihin hintaan. Kun tiedot puuttuvat tai ovat vajaita, osa töistä unohtuu, osia jää laskuttamatta ja asiakkaan kanssa tulee erimielisyyksiä.
Toimitko näin? Kirjaat työt vihkoon, muistilapuille tai laitteeseen teipattuun lappuun. Sovitut asiat ovat osin muistin varassa, ja edellisen huoltokerran tiedot kaivetaan arkiston mapista, jos joku on ne muistanut kirjata sinne.
Mitä jos voisit toimia näin? Kun asiakas varaa huoltoajan, varaukseen yhdistetään automaattisesti myyntitilaus. Tilaukselle eritellään, mitä huollossa tarvitsee tehdä, ja asentaja lisää sille kaikki huollon aikana käytetyt tarvikkeet ja varaosat. Kun esimerkiksi pyörän runkonumero kulkee mukana myynneissä ja asiakkaan tiedoissa, aiemmat huollot löytyvät nopeasti. Koko tiimi näkee avoimet tilaukset eli työjonon reaaliajassa, ja valmiin työn veloitus onnistuu kassalla muutamalla klikkauksella.
💡 Säästöarvio: Tiedon etsiminen ja epäselvyyksien selvittely vie helposti 30–45 minuuttia päivässä työntekijää kohden. Viiden hengen liikkeessä se tarkoittaa lähes yhtä henkilötyöviikkoa kuukaudessa ja yli kymmentä työviikkoa vuodessa.
Jos siitä saadaan laskutettavaksi työksi edes neljännes tai puolet, vuositason arvo on noin 6 000–12 000 euroa. Mitä tekisit tällä summalla?
Ongelma 2: Huollon ajanvaraus toimii erillään kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmästä
Ajanvaraus on huoltoliikkeen myynnin ensimmäinen askel ja se hetki, jolloin huoltotyön tiedot syntyvät. Siksi on ratkaisevaa, miten ja mihin varaus tallentuu.
Huoltoliikkeissä on kaksi yleistä mallia. Varaukset joko otetaan puhelimitse tai sähköpostilla vastaan ja lisätään paperikalenteriin, tai käytössä on erillinen nettiajanvarauspalvelu, joka ei ole yhteydessä kassaan, varastoon eikä työmääräyksiin.
Kummassakin mallissa varaus on irrallinen tieto: se ei tiedä asentajien kapasiteettia, varaosatilannetta eikä asiakkaan huoltohistoriaa, ja samat tiedot kirjoitetaan käsin uudelleen.
Ongelma korostuu sesonkipiikeissä, jotka ovat tuttuja kaikilla aloilla: pyörähuollossa keväällä, pienkone- ja konehuollossa ennen ruohonleikkuukautta ja lumitöitä, puhelinhuolloissa ennen koulujen alkua.
Toimitko näin? Joudut jatkuvasti keskeyttämään työsi, kun vastaat puhelimitse tuleviin tiedusteluihin ja varauksiin.
Kirjaat varauksen tiedot käsin työmääräykselle, tarkistat varaosat erikseen hyllystä ja toivot, ettei samalle päivälle ole varattu enemmän töitä kuin asentajat ehtivät tehdä.
Mitä jos voisit toimia näin? Kun ajanvarausjärjestelmä on osa toiminnanohjausjärjestelmää, asiakas varaa huoltoajan verkosta vaikka illalla, valitsee palvelun, näkee hinnan ja voi maksaa sen tilanteen mukaan myös ennakkoon.
Varaus tallentuu samaan järjestelmään kassan ja varaston kanssa. Siitä muodostuu automaattisesti työmääräys tai myyntitilaus asiakastietoineen ja huoltohistorioineen, asentajien kalenteri täyttyy kapasiteetin mukaan ilman päällekkäisiä varauksia, ja palvelun hinta tulee samasta hinnastosta kuin kassalla.
Ajanvarausjärjestelmän kautta lähtevät myös automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit, joten työntekijöittesi aika ei enää kulu korjausten tilannekyselyihin vastailuun tai huoltomuistutusten lähettelyyn.
Esimerkiksi Fillarikauppa Cycli hyödyntää Tehdenin huoltojärjestelmää, jossa ajanvaraukset siirtyvät suoraan huollon työmääräyksiksi ja laskuiksi.
Voit lukea lisää Cyclin kokemuksista täältä.
💡 Säästöarvio: Jos varaukset tulevat puhelimitse tai sähköpostilla, näiden käsittely vie tiimiltä helposti tunnin päivässä. Kun siitä puolet siirtyy verkkoon ja automaattiviesteihin, vapautuu noin 10 tuntia kuukaudessa.
Mikäli käytössä on jo jokin ajanvaraussovellus mutta se ei ole yhteydessä kassaan, säästö syntyy tuplakirjausten vähenemisestä. Kun jokaisen varauksen siirtäminen työmääräykselle vie 3–5 minuuttia ja varauksia tulee 8–10 päivässä, aikaa kuluu noin 8–14 tuntia kuukaudessa.
Tilanteesta riippuen vapautuva aika säästää noin 4 000–7 000 euroa vuodessa.
Monipuoliset hinnoittelumallit haltuun
Asiakas: Ammattirakentajia ja kuluttajia rinnakkain palveleva rautakauppa, jossa sopimusasiakkaita on satoja ja alennuskategoriat monimutkaisia.
Meillä on asiakkaana valtava määrä eri kokoisia urakoitsijoita, ja myyjät joutuivat kaivelemaan Exceleistä tai muistilapuilta, millä alennusprosentilla tietylle rakennusliikkeelle myydään mitäkin tuoteryhmää. Lisäksi tietyille avaintuotteille oli luvattu kiinteitä nettohintoja, jotka eivät tahtoneet millään pysyä kassalla oikein.
Tehden-järjestelmällä hinnoittelu pyörii taustalla automaattisesti ja virheettömästi. Asiakaskortille määritellyt rakentaja-alennukset ja tuotekohtaiset nettohinnastot aktivoituvat heti, kun asiakas valitaan tilaukselle. Myyjän ei tarvitse laskea alennuksia käsin tai arvailla marginaaleja – järjestelmä varmistaa, että asiakas saa lupaamansa hinnan ja kaupalle jää sovittu kate.
Monipuoliset hinnoittelumallit
Ammattirakentajia ja kuluttajia rinnakkain palveleva rautakauppa, jossa sopimusasiakkaita on satoja ja alennuskategoriat monimutkaisia.
Meillä on asiakkaana valtava määrä eri kokoisia urakoitsijoita, ja myyjät joutuivat kaivelemaan Exceleistä tai muistilapuilta, millä alennusprosentilla tietylle rakennusliikkeelle myydään mitäkin tuoteryhmää. Lisäksi tietyille avaintuotteille oli luvattu kiinteitä nettohintoja, jotka eivät tahtoneet millään pysyä kassalla oikein.
Uudella järjestelmällä hinnoittelu pyörii taustalla automaattisesti ja virheettömästi. Asiakaskortille määritellyt rakentaja-alennukset ja tuotekohtaiset nettohinnastot aktivoituvat heti, kun asiakas valitaan tilaukselle. Myyjän ei tarvitse laskea alennuksia käsin tai arvailla marginaaleja – järjestelmä varmistaa, että asiakas saa lupaamansa hinnan ja kaupalle jää sovittu kate.
Ongelma 3: Varaosat loppuvat kesken huollon
Varaosat muodostavat huoltoliikkeessä aina oman varastokuormansa. Pyöräliikkeessä tarvitaan ketjuja ja jarrupaloja, pienkonehuollossa kaasutinsarjoja tai teriä, puhelinhuollossa tietyn mallin näyttöjä tai akkuja.
Jos varaosat loppuvat kesken huoltotyön, korjaus keskeytyy ja viivästyy. Samoin käy, jos huoltoa tehdään asiakkaan luona paikan päällä. Kaikki turha odottelu syö katteen ja asiakastyytyväisyyden.
Toisaalta myös ”varmuuden vuoksi” tilattu varasto sitoo pääomaa hyllyyn, jossa osat pahimmillaan vanhenevat ja menevät hävikkiin. Näin voi käydä erityisesti elektroniikan ja pyöräkomponenttien kanssa.
Toimitko näin? Tarkistat saldon kävelemällä hyllylle, ja teet täydennystilauksia muistin ja mutun perusteella. Menekkiosia loppuu usein kesken, ja samaan aikaan hyllyssä seisoo osia, joita kukaan ei ole kysynyt pitkiin aikoihin.
Mitä jos voisit toimia näin? Toiminnanohjausjärjestelmässä jokainen myynti ja myyntitilaus päivittää varastosaldon reaaliajassa, joten varaosan saatavuuden voi varmistaa jo ajanvarausvaiheessa.
Järjestelmä hälyttää, kun tuote alittaa asetetun rajan, ja kokoaa täydennystilausehdotuksen todellisen menekin perusteella.
💡 Säästöarvio: Turha askeleet hyllyltä toiselle ja matkat asiakaskohteesta korjaamolle ja takaisin maksaa hukattua työaikaa arviolta 300–500 euroa kuukaudessa eli 3 600–6 000 euroa vuodessa.
Tämän päälle tulee vielä pölyttyvään varastoon sitoutunut pääoma. Jos hyllyssä seisoo 5 000 euron edestä liikkumattomia osia, se raha on koko ajan poissa yrityksen käyttöpääomasta.
Ongelma 4: Hinnoittelu vuotaa ja kate kärsii
Yhtenäinen hinnoittelu on kannattavuuden perusta: saman työn pitää maksaa saman verran riippumatta siitä, kuka sen myy. Yleisin vuoto ei kuitenkaan ole väärä hinta vaan vanhentunut hinta!
Varaosien ostohinnat nousevat, mutta myyntihinnat ja työveloitukset laahaavat perässä. Lisäksi kiireessä osa käytetyistä osista ja työvaiheista jää jopa kokonaan kirjaamatta.
Toimitko näin näin? Hinta muodostuu siitä, mitä vuorossa oleva työntekijä muistaa tai arvioi kustannuksiksi. Hinnaston päivitys on satunnaista, ja ostohintojen nousu valuu katteesta kenenkään huomaamatta.
Mitä jos voisit toimia näin? Kassa, ajanvaraus ja huolto käyttävät samaa tuoterekisteriä: yksi hinnan päivitys rekisteriin, ja uusi hinta on heti koko tiimin ja nettiajanvarauksen käytössä.
Myyntitilaukselle kirjatut osat veloitetaan automaattisesti voimassa olevalla hinnalla, eikä mitään jää laskuttamatta.
💡 Säästöarvio: Jo kymmenen prosentin vuoto laskutuksessa tarkoittaa 20 000 euron kuukausivolyymilla 2 000 euron katemenetystä joka kuukausi. Maltillisemmallakin, 2,5–10 prosentin vuodolla, puhutaan 6 000–24 000 eurosta vuodessa.
Onko yritykselläsi varaa menettää tällaisia summia?
Ongelma 5: Laskutus viivästyy ja hidastaa kassavirtaa
Laskutus on huoltoliikkeen kassavirran hana, ja sen viive on suoraan pois yrityksen maksuvalmiudesta. Jälkikäteen koottu lasku on myös lähes aina vajaa: pieniä osia ja työvaiheita unohtuu, eikä niitä kehtaa periä enää viikkojen päästä.
Toimitko näin? Tunnit ja osat kootaan jälkikäteen muistista ja kuittinipuista, ja laskut tehdään iltaisin tai viikonloppuna – pahimmillaan 1–2 viikkoa työn valmistumisen jälkeen. Kirjanpitäjä joutuu odottelemaan tositteita.
Mitä jos voisit toimia näin? Huollossa käytetyt tarvikkeet ja työ lisätään myyntitilaukselle työn edetessä, joten lasku on valmis sillä hetkellä, kun työ valmistuu. Asiakas maksaa huollon kassalla tai lasku lähtee saman tien, ja kirjanpitäjä voi hakea tiedot suoraan järjestelmästä.
Esimerkiksi puhelinhuolto iTapsalla prosessien keskittäminen Tehden-järjestelmään helpotti käytännössä kaikkia työvaiheita.
💡 Säästöarvio: Kun laskutusviive lyhenee kahdesta viikosta nollaan, noin 10 000 euroa siirtyy pysyvästi aikaisemmin yrityksen tilille. Voit ajatella tätä korottomana käyttöpääomana.
Lisäksi iltaisin tehty laskutustyö, tyypillisesti 4–8 tuntia kuukaudessa, palautuu yrittäjän omaan käyttöön, mikä tekee noin 50–100 tuntia vuodessa enemmän vapaa-aikaa harrastusten parissa tai perheen kanssa.
Ongelma 6: Huoltotöiden kannattavuutta ei tiedetä
Kannattavuuden seuranta on ongelmista salakavalin, koska sen puute ei näy käytännössä arjessa mitenkään. Hyvässä tilanteessa kalenteri on koko ajan täynnä ja kassaan tulee tasaisesti rahaa.
Silti voi käydä ilmi, että suosituin huoltopalvelu ei aina ole kannattavin, ja tappiollisen työn tekeminen voi jatkua pitkään.
Toimitko näin? Tiedät liikevaihdon tilinpäätöksestä ja loput menee perstuntumalla. Yksittäisen huoltotyön tunteja, osia ja laskutusta ei koota yhteen, joten hinnankorotukset tehdään varovasti arvaillen ja sesonkiin varaudutaan muistikuvien varassa.
Mitä jos voisit toimia näin? Toiminnanohjausjärjestelmä laskee jokaisen työn katteen automaattisesti, koska tunnit, osat ja laskutus ovat samassa paikassa. Raporteista näet, mitkä palvelut tuottavat, miten sesongit ajoittuvat ja mihin työaika kuluu – ja hinnankorotus perustuu lukuihin, ei rohkeuteen.
💡 Säästöarvio: Tämän hyöty on käytännössä puhdasta rahaa. Kun kannattamattomat työt tunnistetaan ja hinnoitellaan uudelleen, jo muutaman prosenttiyksikön parannus kokonaiskatteeseen tuo 20 000 euron kuukausivolyymilla mukanaan useita satoja euroja lisää rahaa kassaan.
Asiakkaidemme kokemusten mukaan keskitetty data voi kasvattaa katetta jopa 10 prosenttia.
Paljonko toiminnanohjausjärjestelmä säästää huoltoliikkeessä vuodessa?
Kun yllä olevat arviot kootaan yhteen, tyypillisen 3–5 hengen huoltoliikkeen vuositason potentiaali näyttää tältä:
| Ongelma | Arvioitu vuosivaikutus |
|---|---|
| 1. Työmääräykset ja tiedonhaku | 6 000–12 000 € |
| 2. Erillinen ajanvaraus ja puhelinkeskeytykset | 4 000–7 000 € |
| 3. Varaosapuutteet ja uusintakäynnit | 3 600–6 000 € |
| 4. Hinnoitteluvuoto | 6 000–24 000 € |
| 5. Laskutuksen viive | 10 000 € kertaluonteisesti kassavirtaan + 50–100 h yrittäjän aikaa |
| Toistuva vuosivaikutus yhteensä | noin 20 000–50 000 € |
Luvut ovat suuntaa antavia, ja todellinen summa riippuu liikkeen koosta, hinnoista ja lähtötilanteesta. Suuruusluokka kertoo kuitenkin olennaisen:
- huoltoliikkeen hajallaan olevan tiedon aiheuttama hukka on moninkertainen toiminnanohjausjärjestelmän kuukausimaksuun verrattuna.
Näiden lisäksi erittäin tärkeä asia on lisämyynti! Jos asentajalla ei ole reaaliaikaista näkymää asiakkaan huoltohistoriaan, lisämyynnin potentiaalista voi jäädä hyödyntämättä jopa 10–15 %.
Käsittelemme huoltoliikkeille tehdyssä oppaassamme myös sitä, miten huoltodata käännetään lisämyynniksi.
Tehden on erinomainen huoltoliikkeen toiminnanohjausjärjestelmä
Tehdenin suurin hyöty huoltoliikkeelle ja korjaamolle syntyy siitä, että tieto siirtyy vaiheesta toiseen itsestään: ajanvarauksesta myyntitilaukseksi (eli ikään kuin työmääräykseksi), myyntitilaukselta varastosaldoon ja laskulle tai kassalle sekä lopulta raportteihin. Näitä varten ei tarvita erillisiä ohjelmia eikä tietojen siirtelyä käsin, vaan Tehden-järjestelmä hoitaa kaiken automaattisesti taustalla.
Huoltoliikkeelle ajanvarausjärjestelmä on näistä kriittisin. Jos nettiajanvaraus on eri palvelussa kuin toiminnanohjaus, jokainen varaus on kirjattava uudelleen, eikä varauskalenteri tiedä asentajien kapasiteetista tai varaosatilanteesta mitään. Tehdenin kehittämä Avoinna24-ajanvarauspalvelu sitoo huollon ajanvaraukset ja myyntitilaukset saumattomasti yhteen toiminnanohjauksen kanssa.
Lisäksi tärkeänä seikkana on Tehdenin selainpohjaisuus, jolloin järjestelmää voi käyttää suoraan huoltopisteellä ilman sovellusten asennuksia, laitteesta riippumatta.
Erityisesti kiitelty ja kehuttu suomenkielinen asiakastuki ja ohjepankki ovat myös tukenasi kaikissa kysymyksissäsi.
Jos toimintasi kasvaa, uusi toimipiste on helppo lisätä järjestelmään ja verkkokaupankin saa pystyyn valmiiden integraatioiden kautta.
Tehden Kauppa & Ajanvaraus on täysin kotimainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää kassan, ajanvarauksen, huollon työtilaukset ja varastonhallinnan yhteen ohjelmistoon, yhdellä edullisella kuukausimaksulla.
Tässä artikkelissa kävimme läpi, mitä huoltoliikkeen yleisimmät ongelmat maksavat ja mitä toiminnanohjausjärjestelmän pitää ratkaista. Seuraava kysymys on, missä järjestyksessä muutos kannattaa tehdä, jotta hyödyt näkyvät katteessa mahdollisimman nopeasti. Maksuttomassa oppaassamme käymme läpi:
- neljän askeleen etenemispolun datasiilojen purkamisesta ennakoivaan johtamiseen
- miksi lisämyynnin potentiaalista voi jäädä hyödyntämättä jopa 10–15 % ja miten huoltohistoria korjaa sen
- miten asentajien työpäivä muuttuu, kun työkalut tuodaan suoraan huoltopisteelle
- miten Fillarikauppa Cycli mullisti inventointinsa käsipäätteillä ja yhdisti Shopify-verkkokauppansa samaan järjestelmään
Motonet luottaa Tehdeniin
Broman Group -konsernissa Tehden toimii kaiken perustana. Sen avulla konserni ylläpitää yhdenmukaisia prosesseja, reaaliaikaista dataa ja tehokasta arkea kaikissa toimipisteissä.
”Tilikauden inventaariot, varastotäydennykset ja asiakastilausten käsittely hoituvat sujuvasti. Sesonkien vaihtuessa muutokset päivittyvät välittömästi verkkokauppaan.”
Katso videolta koko tarina.
Haagan pyörähuolto helpotti arkeaan Tehdenin avulla
Haagan Pyörähuollon kokemusten mukaan selkeät työtilaukset näkyvät sujuvuutena asiakkaalle asti.
Lue lisää pyöräliikkeen kokemuksista Tehdenin käytöstä.
Tehden on kotimainen kassa-, ajanvaraus- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jota käyttävät sadat suomalaiset erikoiskaupan ja huoltoalan yritykset pyöräliikkeistä ja pyörähuolloista kone-, pienkone- ja puhelinhuoltoihin.
Lisälukemista huoltoalan yrittäjälle:
- EU-toimilla korjauttamisesta houkuttelevampaa (Euroopan parlamentti). EU:n korjausoikeusdirektiivi, joka kannustaa kuluttajia korjauttamaan laitteita uusien ostamisen sijaan, mikä lisää huoltopalvelujen kysyntää erityisesti puhelin- ja elektroniikkahuolloissa.
- Kestävää kasvua kiertotalouden liiketoimintamalleista – käsikirja yrityksille (Sitra & Deloitte, PDF). Käsikirja esittelee korjauksen ja huollon yhtenä kiertotalouden keskeisistä liiketoimintamalleista ja tarjoaa työkaluja, joilla huoltoyritys voi tunnistaa kasvumahdollisuutensa.
