Useat tekijät vaikuttavat siihen, että tilinpäätösaika voi olla kirjanpitäjälle kuormittava kokemus: käytännössä jokainen asiakas haluaa samaan aikaan yhtä ja samaa asiaa mahdollisimman nopeasti (unohtamatta yrityksen talouden seurannan juoksevia asioita, joiden pitäisi hoitua samaan aikaan ja yhtä nopeasti kuin muutenkin).
Aikataulupaine on suuri, ja ja usein tilinpäätös stressaa myös tilitoimiston asiakkaita. Tässä paineisessa ympäristössä kirjanpitäjän tulisi sitten pystyä äärimmäiseen tarkkuuteen ja virheettömään suoritukseen – ja vielä hyvään asiakaspalveluun.
Kysyimme Aallon Groupin liiketoiminnan kehityspäällikkö Sari Lundströmiltä, miten yritys ja tilitoimisto yhdessä voivat helpottaa yrityksen talouden päivittäistä seurantaa ja sitä kautta myös tilinpäätösaikaa oikeilla työkaluilla.
Tässä artikkelissa käsitellyt aiheet:
- Miten yritys ja tilitoimisto voivat helpottaa talouden ajantasaista seurantaa?
- Miten kokonaisvaltainen datan lähde ratkaisee haasteet?
- Mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on tilinpäätöstä tehtäessä?
- “Äh, taas yksi järjestelmä lisää” vai “Jes, taas yksi loistava työkalu lisää”
- Strategista lisäarvoa oikealla ohjelmistokokonaisuudella
- Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä yrityksesi talouden tukena
Miten yritys ja tilitoimisto voivat helpottaa talouden ajantasaista seurantaa?
Tilinpäätöskauden kuormittavuutta voidaan tilitoimistoissa hillitä erilaisin keinoin: hyvä suunnittelu, ennakointi ja selkeät prosessit auttavat paljon, ja merkittävästi yleistyneet sähköiset taloushallinnon ohjelmistot nopeuttavat aineiston käsittelyä.
Totuus voi kuitenkin olla, että vaikka asiakasyrityksellä on sähköinen kirjanpito, yrityksen toiminnanohjaus ja prosessit ovat edelleen erilaisten sisäisten ohjeistusten ja exceleiden varassa. Tämä toimintamalli jättää vielä paljon tilaa kirjanpitäjän selvitettäväksi kaatuville virheille tai puutteellisille aineistoille.
“Mikä tahansa järjestelmä, joka tuottaa ajantasaista ja oikeaa tietoa, vie yritystä oikeaan suuntaan,” Lundström sanoo. “Mutta erityistä lisäarvoa syntyy, kun asiakas saa liiketoiminnalleen relevanttia tietoa oikea-aikaisesti tilikauden aikana ja tätä tietoa voidaan hyödyntää myös taloushallinnossa, jolloin asiakas saa paremman kokonaiskuvan talouden tilanteesta.”
Myös Aallon Groupilla on havaittu, että asiakasyrityksessä käytössä oleva hyvä toiminnanohjausjärjestelmä voi keventää työkuormaa huomattavasti.
“Yritykset saavat itselleen isot hyödyt irti silloin, kun taloutta seurataan joka kuukausi oikeilla ja ajantasaisilla tiedoilla. Hyvä keino tähän on hyvin suunniteltu ERP, joka mahdollistaa tiedon sujuvan kulun taloushallintoon. Tämä puolestaan tekee jatkuvasta kirjanpidosta sekä nopeampaa että tehokkaampaa”, Lundström sanoo.
Mitä syitä tässä taustalla vaikuttaa ja miten erp-järjestelmästä saatavaa dataa käytännössä hyödynnetään pitkin vuotta ja tilinpäätöstä laadittaessa?
Lue myös, mikä toiminnanohjausjärjestelmä on ja mitä muuta hyötyä siitä saa?
Miten kokonaisvaltainen datan lähde ratkaisee haasteet?
Toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen datan lähde niin yritykselle kuin kirjanpitäjällekin. Kun samassa järjestelmässä hallitaan myyntejä, ostoja ja varastoa, tarvittavaa tietoa ei tarvitse etsiä tai yhdistellä eri järjestelmistä – tai kysellä asiakkaalta puuttuvien tietojen perään. Kaikki tieto on aina ajantasaista, ja kun tietoja ei tarvitse kopioida käsin paikasta toiseen, virheiden riski vähenee ja bonuksena säästyy myös merkittävästi aikaa.
“Jos esimerkiksi varaston arvo ei ole ajan tasalla, voi kuukausittainen inventointi vaatia kohtuuttomasti työtä – pahimmillaan inventointi tehdään vain kerran vuodessa, mikä voi tuoda yllätyksiä”, Lundström sanoo.
Yrityksen datan yhdistävä toiminnanohjausjärjestelmä on tietopankki, josta poikkeamat löytää saman tien ja trendien tarkastelu ja kausien vertailu on helppoa. Järjestelmästä saa kattavasti raportteja liiketoiminnan eri alueilta niin juoksevan kirjanpidon kuin tilinpäätöksenkin tueksi. Raportteja voi hyödyntää vaikkapa kannattavuuden tarkasteluun, varaston arvon selvittämiseen tai asiakaskohtaisten myyntikatteiden vertailemiseen.
Kokonaisjärjestelmän edut ja “digitalisoidu tai jää jalkoihin” -ajatusmalli on sisäistetty suomalaisissa yrityksissä hyvin. Tilastokeskuksen tietojen mukaan vuonna 2024 suomalaisista yrityksistä 61 % käytti toiminnanohjausjärjestelmää, kun taas pilvipalveluna toimiva kirjanpito-ohjelma oli käytössä 63 %:ssa yrityksiä.
Kasvua edellisestä vuodesta oli kummassakin viiden prosentin luokkaa. Luvut ovat lähellä toisiaan, ja kiinnostavaa nähdä, mitä tälle kirjanpito-ohjelmien kahden prosentin etumatkalle on ensi vuoden tilastoissa tapahtunut.
Mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on tilinpäätöstä tehtäessä?
“Hyvin suunniteltu ERP mahdollistaa tiedon sujuvan kulun taloushallintoon, mikä tekee jatkuvasta kirjanpidosta sekä laadukkaampaa, nopeampaa että tehokkaampaa”, Lundström kiteyttää.
Kun matkan varrella pitkin vuotta on yhden kokonaisjärjestelmän, automaatioiden ja integraatioiden avulla eliminoitu inhimillisiä virheitä ja unohduksia, käytettävissä oleva tieto on aina luotettavaa, kattavaa ja ajantasaista.
Aikaa ei tarvitse käyttää tositteiden etsimiseen tai tilien selvittelyyn, ja kirjanpitäjä voi käyttää säästyneen ajan lisäarvoa tuottavaan neuvontaan – jota asiakasyritys todennäköisesti pitää hyvänä sijoituksena.
“Esimerkkinä voisin sanoa, että me Aallon Groupilla pidämme asiakkaidemme kirjanpidon mahdollisimman laadukkaana ja relevanttina läpi vuoden, jotta siihen voi luottaa jatkuvasti, ei vain tilinpäätöksen hetkellä. Jotta tämä onnistuu, tiedon on kuljettava nopeasti ja jatkuvasti, sekä raportoinnissa että tilinpäätöksen valmistelussa.”
”Taloushallinnon näkökulmasta tekeminen tehostuu merkittävästi, kun järjestelmät keskustelevat keskenään rajapintojen kautta. Tämä on tänä päivänä täysin mahdollista, eikä vaadi poskettomia lisäkuluja esimerkiksi avoimien rajapintojen vuoksi. Onneksi monet ERP- ja taloushallintojärjestelmätoimittajat tunnistavat tämän tarpeen ja tarjoavat myös siihen valmiita ratkaisuja”, Lundström miettii.
Entä verkkokauppa, onhan sekin integroitu toiminnanohjausjärjestelmään? Mitä reaaliaikaisempaa tietoa erpistä on saatavilla, sitä joustavammin kirjanpitäjä voi hoitaa työtään – ja sitä paremmin yritys voi seurata myyntejä ja reagoida muutoksiin pitkin vuotta.
“Jos ulkoisten maksujärjestelmien myynnit kootaan käsin eri lähteistä kerran kuussa, saadaan kokonaismyynti selville vasta jälkikäteen, jolloin myös reagointi voi viivästyä”, Lundström muistuttaa.
Sekä yrittäjälle että kirjanpitäjälle on tärkeää, että liiketoiminnan ja kirjanpidon tueksi löytyy laaja valikoima raportteja, esimerkiksi varaston arvostuksen työkaluksi.
Ulkomaankauppaa käyvissä yrityksissä myös Intrastat-raportti sekä tuonti- ja vientiraportit voivat olla tilinpäätöksen yhteydessä välttämättömiä. Luotettavat raportit vähentävät manuaalista työtä ja nopeuttavat tilinpäätösprosessia.
Myös jäljitettävyys on tärkeä tekijä: järjestelmästä täytyy löytyä tieto kaikista muutoksista ja siitä, kuka ne on tehnyt. Näin voidaan kinkkisissä tilanteissa varmistaa tilinpäätöksen oikeellisuus ja tarvittaessa osoittaa perustelut aina yksittäisen tapahtuman tasolla.
Kun käyttöoikeuksia voi hallita monipuolisesti, kirjanpitäjällä on myös mahdollisuus proaktiivisesti vinkata asiakasyritykselle niistä kirjanpitoon vaikuttavista vaiheista, joihin ihan jokaiselle käyttäjälle ei kannata antaa oikeuksia.
“Äh, taas yksi järjestelmä lisää” vai “Jes, taas yksi loistava työkalu lisää”
Asiakasyrityksen käyttämästä toiminnanohjausjärjestelmästä saatavat hyödyt realisoituvat parhaiten, kun myös kirjanpitäjä tuntee järjestelmän ja sen mahdollisuudet.
Onko erp siis taas yksi uusi järjestelmä, johon tarvitaan tunnukset ja vähintään pikainen perehtyminen? Vai voisiko sen nähdä erinomaisena työkaluna, jonka avulla kirjanpitäjä voi tarjota asiakkaalle entistä parempaa palvelua?
Tilitoimisto hyötyy asiakkaan toiminnanohjauksesta sitä tehokkaammin, mitä useampi asiakasyritys käyttää samaa erp-järjestelmää – ja mitä yhdenmukaisemmin järjestelmää asiakasyrityksissä käytetään.
Kun samoilla tunnuksilla voi kirjautua useamman yrityksen toiminnanohjaukseen ja järjestelmän logiikka on ainakin melkein yhtä tuttu kuin tilitoimiston käyttämä sähköinen taloushallinnon järjestelmä, kirjanpitäjän konsultoiva rooli korostuu.
Parhaassa tapauksessa kirjanpitäjä saa olla mukana uuden järjestelmän käyttöönottovaiheesta lähtien eli voi toimia yrityksen järjestelmäasiantuntijana kirjanpidollisesta näkökulmasta.
Kun järjestelmää vasta opetellaan käyttämään, kirjanpitäjän on helppo tehdä perusteltuja ehdotuksia ja näin varmistaa, että yrityksessä valittu toimintamalli tukee luotettavaa ja ajantasaista kirjanpitoa.
Strategista lisäarvoa oikealla ohjelmistokokonaisuudella
Yritys voi hyödyntää tilinpäätöstä aiempien vuosien tilanteeseen vertailussa, nykytilanteen arvioinnissa sekä tulevan suunnittelussa. Se on strateginen asiakirja, johon palataan sekä yrityksen sisällä että mahdollisesti myös sen ulkopuolelta.
“Kannustan yrityksiä panostamaan tiedon ajantasaisuuteen, sillä näin taloutta ja yritystä voidaan johtaa strategisesti. Kun asetetaan taloudelliset tavoitteet ja seurataan niitä jatkuvasti, mahdolliset muutokset huomataan ajoissa ja niihin voidaan myös hyvin reagoida. Ja mikä tärkeintä: yrittäjä voi nukkua yönsä rauhassa, koska hän tietää voivansa luottaa taloustietoihin”, Lundström sanoo.
Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä yrityksesi talouden tukena
Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä kaupan alalle tarjoaa monipuoliset työkalut yrityksen liiketoiminnan pyörittämiseen ja strategiseen suunnitteluun sekä valmiita integraatioita useisiin taloushallinnon järjestelmiin.
Tehden on loistava valinta pk-yritykselle, joka haluaa seurata talouttaan reaaliaikaisesti. Helppokäyttöinen ja luotettava toiminnanohjausjärjestelmämme on kehitetty yhteistyössä kaupan ja liikunta-alan yritysten kanssa.
Tehden ERP on vaivaton käyttää myös kirjanpitäjälle, ja useat tilitoimistot suosittelevat Tehdeniä asiakkailleen erityisesti sen varastonhallintaominaisuuksien sekä taloushallintointegraatioiden ansiosta.
Miksi Tehden on loistava työkalu kasvua tavoittelevalle yritykselle ja yrityksen kirjanpitäjälle?
- Yritys hallitsee Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmässä niin myynnit, ostot, varaston kuin asiakas- ja tuoterekisterit.
- Yritys voi hyödyntää sekä avointa rajapintaa että valmiita integraatioita. Taloushallinnon järjestelmistä valmiit integraatiot löytyvät Procountoriin ja Netvisoriin. (Vuonna 2025 tulossa myös Fennoa!)
- Tehdenin raporttivalikoima on kattava ja niin yritysten kuin kirjanpitäjien kehuma! Monipuolisten kirjanpito- ja varastoraporttien lisäksi erpistä löytyvät myös Intrastat- sekä tuonti- ja vientiraportit ulkomaankauppaa käyville yrityksille.
- Varastonhallintaa ja inventointia helpottavat myös Tehden-sovellus ja käsipääte.
- Tehdenin käyttöoikeuksien hallinta on edistynyt ja jokaisesta toimesta jää järjestelmään jälki.
- Tehden-tilaukseen sisältyy suomenkielinen, asiantunteva asiakastuki.
- Tehden on käytössä yli 600 suomalaisessa yrityksessä – ja kirjanpitäjä voi kirjautua samoilla tunnuksilla rajattomasti eri Tehden-ympäristöihin – yhden kirjautumissivun kautta.
Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä sopii kaikenkokoisille yrityksille. Se on helppokäyttöinen, luotettava ja monipuolinen ohjelmistokokonaisuus niin pieniyrityksille kuin isoille useiden toimipisteiden ketjuille. Tutustu kokemuksiin, joita muilla kauppiailla on Tehden-ohjelmiston käytöstä.
Haluatko kuulla, miten Tehdenin ohjelmisto voi sujuvoittaa taloushallintoa, vapauttaa aikaa kirjanpidon rutiineista ja tuoda lisää arvoa tilitoimiston asiakkaille? Katso Taloushallinnon uusi aika -webinaarimme!
