Inventointi saa useimmat kaupan alan yrittäjät huokaisemaan syvään. Tiedämme tunteen. Hyllyjen välissä kyykkiminen kynän ja paperin kanssa ei ole kenenkään lempipuuhaa, mutta se on välttämätön paha, jotta tase saadaan kohdilleen ja kauppa rullaamaan.
Vaikka moni kauppias haluaisi vain keskittyä myyntiin ja asiakkaisiin, varastonlaskentaa on tehtävä.
Jos yrityksesi tuotemäärät ovat maltillisia, selkeä inventointipohja voi auttaa inventaarion toteuttamisessa. Sen avulla voit varmistaa, ettei tärkeitä asioita unohdu laskennan tiimellyksessä.
Löydät alta ladattavan inventaariolomakkeen, jonka kanssa pääset inventaarion alkuun. Excel-pohjassa on valmiit kaavat, jotka laskevat varaston arvon ja mahdolliset heitot automaattisesti puolestasi. Syötät vain luvut oikein, ja taulukko hoitaa loput.
Inventaariopohjan käyttöohje
Jotta saat täyden hyödyn irti tästä inventaariolistasta, täytä se huolellisesti. Pohjassa on muun muassa
- Tärkeimmät tunnistetiedot: Sarakkeet tuotenimille, EAN-koodeille ja hyllypaikoille, jotta laskenta etenee järjestelmällisesti.
- Automaattiset laskentakaavat: Sinun ei tarvitse kaivaa laskinta esiin. Pohja laskee puolestasi muun muassa erotukset ja varaston kokonaisarvon annettujen hankintahintojen perusteella.
- Kirjanpitoon valmiit tiedot: pohjassa on sarakkeet, joita kirjanpitäjäsi tulee kysymään, kuten esimerkiksi aliarvostukset.
Suositeltava toimintatapa on, että jos huomaat saldoeroja, tarkista ne heti. Onko tuote vain väärässä paikassa vai onko kyseessä hävikki? Muista myös käyttää aina arvonlisäverotonta hintaa. Tämä on summa, jolla olet tuotteen ostanut, ja jota kirjanpitäjäsi tarvitsee.
Haluatko lisää vinkkejä inventointiin?
Lue myös artikkeli: Inventoinnin ABC – Miten inventaario tehdään
Inventointi Excelillä – onko manuaalinen laskenta riskialtista?
Moni pienyrittäjä pääsee inventoinnin kanssa alkuun tällaisella Excel-pohjaisella inventaarioluettelolla, ja se onkin loistava askel eteenpäin ruutuvihon käytöstä.
Se toimii näppärästi, kun tuotteita on vähän. Kun varasto kasvaa, manuaalinen laskenta on kuin yrittäisi kantaa vettä kaivoon siivilällä.
Tässä muutama merkki siitä, että Excel-pohja alkaa käydä yrityksellesi pieneksi:
- Näppäilyvirheet: Kun naputtelet satoja rivejä käsin inventaarioluetteloon, yksi ylimääräinen nolla tai pilkku väärässä kohdassa vääristää varaston arvon täysin.
- Hidas tiedonkulku: Inventointilista on vanhentunut heti, kun myyt ensimmäisen tuotteen laskennan jälkeen. Varaston arvo heittää jatkuvasti.
- Kaksinkertainen työ: Ehkä ensin kirjoitat lukumäärät paperille hyllyjen välissä ja sitten naputtelet ne vielä koneelle inventointipohjaan.
Excel on hyvä renki, mutta huono isäntä silloin, kun tuotteita alkaa olla satoja tai tuhansia. Jos huomaat kuluttavasi liikaa aikaa inventointitaulukoiden äärellä, on ehkä aika pohtia, miten voisit käyttää aikasi paremmin?
Inventaariolomake vai automaatio - kumpi vie voiton?
Hyvä inventointipohja auttaa alkuun, mutta todellinen apu syntyy automaatiosta. Olemme nähneet usein, miten yrittäjän hartiat rentoutuvat, kun manuaalisesta Excel-jumpasta siirrytään nykyaikaiseen järjestelmään.
Kun käytössäsi on ketterä varastonhallintaohjelmisto, inventointi muuttuu hampaidenkiristelystä reaaliaikaiseksi tiedoksi:
- Skannaus riittää: Voit käyttää inventointiin käsipäätettä tai puhelinta. Ei enää tuotenumeroiden etsimistä listoilta ja näpyttelyä koneelle. Virheet vähenee!
- Saldot aina ajan tasalla: Ohjelmisto tietää heti, mitä hyllyssä on, eikä erillisiä listoja tarvitse yhdistellä tai manuaalisesti muokata.
- Raportit yhdellä klikkauksella: Kirjanpitäjäsi kiittää, kun saat paikkansa pitävät luvut ulos järjestelmästä hetkessä.
Onko varastosi jo kasvanut ulos Excelistä tai oletko kyllästynyt manuaaliseen näpyttelyyn?
Laatimamme inventointipohja on hyvä apuväline, mutta kuten tiedät, inventointi on muutakin kuin pelkkää numeroiden naputtelua taulukkoon.
Jotta saat prosessista kaiken irti sekä vältät kalliit ja aikaavievät virheet, olemme koonneet avuksesi myös kattavan inventointioppaan.
Sen avulla opit muun muassa, miten inventointi kannattaa suunnitella, miten saldoeroja käsitellään ja miten inventaario toteutetaan tehokkaimmin. Oppaassa on myös 6 vinkkiä yleisimpiin inventointihaasteisiin.
Lataa alta kätevä oppaamme inventointiin, niin seuraava inventointiprosessisi sujuu paljon mutkattomammin.
