Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on työskennellyt eri kaupan alan tehtävissä yli 20 vuotta. Sinä aikana on muuten nähty myös jokunen inventaario ja niihin on osallistuttu eri rooleissa. On oltu laskemassa, johtamassa, tukemassa ja myös kehittämässä inventoinnin malleja sekä työkaluja.
Vuosien varrella olen nähnyt inventoinnista hyvin eritasoisia toteutuksia. Seuraavassa lyhyt kiteytys siitä, mikä näkemykseni mukaan erottaa inventoinnin kirjon ääripäät toisistaan.
Käyttöpääoman kannalta vaihto-omaisuus on lähes mille tahansa kaupan alan yritykselle merkittävä erä, josta kannattaa pitää ensiarvoisen hyvää huolta. Kun inventointi on hyvin suunniteltua ja sitä tehdään toimivilla välineillä, se on mielekäs osa työtä myös inventointilaskijalle.
1. Tee inventointia suunnitellusti ja silloin kun sinulla on aikaa tehdä sitä
Usein varsin raskaissa kertainventaareissa inventaario painottuu tilikauden loppuun. Tyypillisesti tämä tarkoittaa, että inventointia tehdään sellaisena aikana, jolloin sen tekemiseen ei ole kunnon edellytyksiä. Raskaille kertainventaareille on myös tyypillistä, että asioita joudutaan tekemään kovassa aikataulupaineessa, eikä lopputulos ole paras mahdollinen.
Kiertävässä inventoinnissa inventointilaskenta voidaan painottaa vuoden hiljaisiin aikoihin ja tehdä suurin työ silloin, kun ovipumppu käy harvemmin. Näin on mahdollista nostaa inventoinnin tarkkuutta ja lisätä sen mielekkyyttä myös laskijoiden silmissä. Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty myös inventoinnissa.
2. Inventaario on monen muun prosessin tarkistuspiste - käytä sitä sellaisena
Inventointierolla on aina jokin syy ja näitä syitä voi olla monia. Inventointiero on usein merkki siitä, että jokin prosessi yrityksessä ei toimi optimaalisesti. Monesti suuret inventointierot kertovat siitä, että jotakin on jäänyt tekemättä tai siitä, että jonkin liiketoiminnan osuuden tekemiseen ei ole riittäviä keinoja. Olethan esimerkiksi huolehtinut siitä, että yrityksesi varastossa on vain sellaisia tuotteita, jotka on ostettu ja tuotu saldoille suunnitelmallisesti ja oikeaan aikaan? Ja että tuotteiden tunnistamiseen on tarkat ja riittävät keinot esimerkiksi viivakoodien avulla?
Inventointiero on usein merkki siitä, että jokin prosessi yrityksessä ei toimi optimaalisesti.
Inventointierot ovat yritykselle kalliita ja niiden selvittäminen ja hallitseminen onnistuu merkittävästi helpommin, kun inventointi tehdään pitkin vuotta pienemmissä erissä. Jos haluat perehtyä tarkemmin inventointierojen käsittelyyn, lataa täältä hyödyllinen inventointiopas. Se sisältää myös kattavasti vinkkejä, millä tavoin voit keventää inventointia yrityksessäsi.
3. Inventointi ei ole turhauttavaa, kun välineet ovat kunnossa
Itsekin olen joskus kulkenut vesisateessa paperilomake kädessä saldoja kirjaamassa. Tämän jälkeen olen toimittanut kastuneen paperin henkilölle, joka kirjaa inventoinnit koneelle. Tästä tulee tuplatyö, ja helposti niitä papereitakin jää matkan varrelle.
Kunnon välineillä inventaario käy helpommin. Inventoinnin kirjaaminen käsipäätteellä ei vaadi mitään erikoistaitoja ja on verrattavissa normaaliin älypuhelimen käyttöön. Laskennat tulevat suoraan koneelle reaaliajassa, eikä erillisiä lappusia tarvita. Tarvittavat materiaalit inventoinnista saadaan järjestelmästä raportteina.
Oikeat varastosaldot ovat lähtökohtana onnistumiselle niin myymisessä kuin tehokkaassa täydentämisessä. Jatkuva epävarmuus saldoista aiheuttaa takuuvarmasti vuoden aikana enemmän lisätyötä ja vie enemmän aikaa kuin hyvin organisoitu kiertävä inventaario.
Inventointiopas liiketoimintasi tueksi
Lisää näkemyksiä ja kokemuksia inventoinnista osana yrityksen arkea ja vaihto-omaisuudenhallintaa saat Tehdenin inventointioppaasta. Lataa opas alta. Kerromme mielellämme lisää, miten sinäkin saat vietyä yrityksesi varastonhallinnan uudelle tasolle.
