Monitoimihallit on suunniteltu muuntautuvaan ja monipuoliseen käyttöön erilaisille asiakasryhmille, joten ei ole aivan yhdentekevää, millaisella tavalla tai järjestelmällä hallin toimintaa ohjataan. Monitoimihalleja käytetään sekä urheilu- ja liikuntatiloina että kulttuuritapahtumien, messujen ja konserttien järjestämiseen. Monitoimihallin ajanvaraukset voivat siis olla monimutkainen palapeli hallittavaksi. Millaisia hyötyjä monitoimihallia hallinnoiva yritys saa käyttämällä tehokasta toiminnanohjausjärjestelmää perinteisen Excelin tai useiden eri ohjelmistojen sijaan?
Ketterää monitoimihallin ajanvarausten hallintaa
Lähdetään liikkeelle siitä, mikä monitoimihallille on liiketoiminnan kannalta olennaista – asiakkaiden tekemät monitoimihallin ajanvaraukset. Kun käytössä on monipuolinen, netissä käytettävä ajanvarausjärjestelmä, sillä on helppo hallinnoida asiakkaiden tekemiä varauksia, olivatpa ne sitten toistuvia tai yksittäisiä. Esimerkiksi urheiluseurat ja joukkueet arvostavat mahdollisuutta vakiovuorojen varaamiseen. Yksittäisiin varauksiin puolestaan lukeutuvat yksittäiset tapahtumat ja messut, turnaukset, konsertit ja vaikkapa lasten syntymäpäiväjuhlat.
Avoimesta kalenterista käyttäjien on aina helppo tarkistaa, onko tila vapaana, eikä henkilökunnan aikaa kulu kyselyiden selvittelyyn. Voit kuitenkin itse valita, avaatko ajanvaraukset käyttäjien varattavaksi vai hallinnoitko varauksia itse.
Monipuolisella ajanvarausjärjestelmällä voit hallinnoida myös tietoja, jotka eivät näy aikoja varaaville asiakkaille päin. Jos neuvottelutiloja on useita, mutta älytauluja vain yksi, älykkään ajanvarausohjelman avulla vältytään ikäviltä tuplabuukkauksilta. Ja jos tilavarausten oheen voidaan myydä myös tuotteita, vaikkapa ilmapalloja tai tarjoiluja lasten syntymäpäiväjuhlille, nämä voidaan liittää ajanvaraukseen ja joko veloittaa käynnin yhteydessä tai tarvittaessa laskuttaa jälkikäteen.
Helppoa asiakashallintaa ja -viestintää
Kun asiakas on varannut ajan, on asiakashallinnan ja asiakasviestinnän vuoro. Automaattiset varausvahvistukset ja -muistutukset vähentävät työtäsi, ja lähetät helposti asiakkaillesi myös muuta varauksiin liittyvää tietoa tai liitetiedostoja suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä.
Monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa erilaisten asiakasryhmien luomisen, jolloin myös markkinointiviestintä on helppoa ja kohdennettua. Voit jaotella asiakkaat esimerkiksi ryhmiin sen mukaan, ovatko ne kouluja, päiväkoteja, seuroja, yrityksiä, yksityisiä henkilöitä, kuntia tai kaupunkeja. Ohjelmistosta on nopea tarkistaa jäsenrekisterin tilanne ja jäsentiedot aina tarpeen mukaan. Tämä auttaa yrittäjää pysymään ajan tasalla monitoimihallin käyttäjätilanteesta ja näyttää esimerkiksi, mikä asiakasryhmä on olennaisin liiketoiminnan kannalta.
Turvallinen ja luotettava monitoimihallin kulunvalvonta
Vakiovuorojen ja yksittäisten vuorojen käyttäjät arvostavat helppoa ja vaivatonta kulkua tiloihin. Monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä kattaa myös kulunvalvonnan, jolloin kulkuoikeuksien hallinnointi on yksinkertaista. Voit jakaa esimerkiksi kulkukoodeja tai kulkuavaimia valmentajille, joukkueen johtajille ja huoltajille, jolloin henkilökuntasi ei tarvitse olla paikalla avaamassa ovia, kun treenit alkavat. Kulkuoikeuksia voi jakaa myös esimerkiksi opettajille, jolloin kouluryhmien on helppo käyttää tiloja.
Ajantasainen monitoimihallin taloushallinto
Lopuksi on tärkeää, että monitoimihalli saa tilojen varauksista maksut ajallaan, jotta liiketoiminta voi jatkua mutkattomasti ja kannattavasti. Vakiovuorojen laskutusta helpottaa toistuvaan laskutukseen suunniteltu järjestelmä, ja kun asiakkaana on julkishallinnon asiakkaita, on tärkeää että käytetty ohjelmisto luo näiden laskut automaattisesti lakisääteisten vaatimusten mukaan.
Jos yrittäjä itse vastaa paperitöistä, voi vakiovuorojen, tilavuokrien ja eri ajanvarausten laskutuksen hoitaminen ja maksumuistutusten lähettely pahimmillaan valua iltoihin ja vapaa-aikaan. Jos taloushallinnon pyörittäminen ei ole intohimosi, laskutus, reskontran hoito ja maksuvalvonta on mahdollista ulkoistaa luotettavalle taloushallinnon kumppanille, jonka käyttämä ohjelmisto keskustelee mutkattomasti toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Laskutustiedot siirtyvät ohjelmistosta taloushallinnon kumppanille parilla klikkauksella, ja kumppani pystyy hoitamaan myös maksumuistutukset ja tarvittaessa perinnänkin puolestasi. Itse voit keskittyä monitoimihallin liiketoiminnan kehittämiseen ja markkinointiin eli siihen, mikä sinulle on liiketoiminnassa olennaista.
Hyvin valittu toiminnanohjausjärjestelmä siis helpottaa sekä hallinnointitöitä, asiakkaidesi elämää että markkinointia. Ennen kaikkea se kuitenkin tehostaa tilojesi käyttöastetta, kun käytettävissä on aina reaaliaikaista tietoa resursseista, vapaiden tilojen lisäksi myös henkilöstöstä ja mahdollisista laitteista ja muista välineistä. Kun myös asiakas- ja laskutustiedot ovat aina ajan tasalla ja käytettävissäsi, pystyt jatkuvasti tekemään tietoon – ei mutuun – perustuvia päätöksiä, jotka parantavat liiketoiminnan kannattavuutta sekä myös asiakaskokemusta.
Monitoimihalli on monipuolinen ja joustava tila, joka soveltuu moniin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Myös hallin liiketoiminnan ohjaamiseen käytettävän ohjelmiston pitäisi joustaa ja taipua moneen.
Tutustu nyt Tehdenin monipuoliseen ohjelmistoon, jolla ohjaat koko prosessia viestinnästä, resursoinnista ja ajanvarausten hallinnasta tilojen kulunvalvontaan ja laskutukseen asti.
Tehden on käytössä useissa urheilu- ja monitoimihalleissa. Lue täältä, millaisia kokemuksia HaniHalli -monitoimihallilla on Tehdenistä.
