Pienyrittäjän arki on usein melkoista jongleerausta. Aamulla olet asiakaspalvelija, päivällä varastotyöntekijä ja illalla kaupan sulkeuduttua muutut lennosta talouspäälliköksi. Markkinointiakin pitäisi jossain välissä tehdä.
Moni kuvittelee, että sellaiset IT-lyhenteet, kuten API ja ERP, kuuluvat vain megaluokan yrityksiin, mutta tosiasia on, että pienyrittäjä hyötyvät niistä yhtälailla. Sekä isoilla että pienillä yrityksillä on aivan samat ongelmat, ne ovat vain eri mittakaavassa.
Koska pienyrittäjällä aika on aina kortilla ja päivästä loppuu usein tunnit kesken, ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä voisikin näyttäytyä loistavana digitaalisena työntekijänä, joka hoitaa väsymättä kaikki rutiinit taustalla puolestasi. Miksi sen käyttöä silti jahkaillaan ja epäröidään?
- Jos ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä ei ole sinulle vielä tuttu käsite, lue ensin artikkelimme ”Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä” ja palaa sitten takaisin tämän tekstin pariin.
Ruutuvihko ja maksupääte vai pienyrityksen ERP?
Kukkakauppa, design-putiikki tai lemmikkitarvikeliike saa usein alkunsa puhtaasta rakkaudesta lajiin. Ensin myyntiä on helppo seurata maksupäätteen raporteista ja varastoa ruutuvihosta.
Vihko on luotettava kumppani. Se ei kaadu, se ei tarvitse nettiä, se on aina tiskin alla tallessa ja sen käyttöliittymä on kaikille tuttu. Vihkoon kirjataan ylös, mitä asiakas on tilannut, mitä pitää muistaa pyytää tukkurilta ensi viikolla ja mitkä koot ovat loppumassa hyllystä.
Yrityksen kasvaessa vihkosta tulee kuitenkin huomaamatta aikasyöppö. Kun tuotevalikoima laajenee ja asiakkaita käy enemmän, vihko ei mitenkään pysy perässä.
Samaan aikaan pitäisi palvella asiakasta, muistaa tilata lisää myydyimpiä tuotteita ja etsiä eilen tullutta tukkulaskua. Ja jos vihkolle käykin jotain ikävää, varmuuskopiota ei ole ja kaikki tärkeät tiedot häviävät sen siliän tien. Jos käytössä olisi keskitetty tietojärjestelmä eli ERP pienelle yritykselle, tätä huolta ei olisi.
Moni saattaa tässä kohtaa ajatella: ”Mutta minullahan on maksupääte, sen raportit ja toiminnallisuudet riittävät vallan mainiosti.” Ei riitä.
Erillinen maksupääte antaa kauppiaalle vain ne niin sanotut ”isot luvut”, eli se kertoo euromäärät, mutta ei sitä, mikä yksittäinen tuote oikeasti myi. Se tieto on olennaista kaupan menestyksen kannalta.
Onneksi monissa yrityksissä tähän on jo herätty. Alla olevasta Tilastokeskuksen kaaviosta näet, miten ERP-ohjelmistojen käyttö on kasvussa suomalaisissa yrityksissä.
Pienyrityksen ”ohjelmistosalaatti” käy kalliiksi
Moni pienen yrityksen omistaja koettaa helpottaa arkeaan hankkimalla avuksi yksittäisiä digitaalisia työkaluja. Ostetaan erillinen maksupääte, napataan käyttöön jokin ilmainen varastosovellus ja perustetaan erillinen ja mahdollisesti hankalakäyttöinenkin verkkokauppa.
Ehkä käytössä on vielä sekä Googlen että Microsoftin ohjelmistoja ja jokin pienemmän järjestelmäntoimittajan ohjelma taloushallinnon hoitoon. Pienistä kuukausimaksuista muodostuu pikku hiljaa iso virta.
Tästä syntyy nopeasti myös melkoinen ohjelmistosalaatti. Koska järjestelmät eivät keskustele keskenään, joudut tekemään saman työn moneen kertaan. Kun myyt paidan kivijalassa, sinun täytyy muistaa poistaa paita verkkokaupan saldoilta. Ehkä et pääse tekemään sitä heti, vaan vasta lounastauolla, ja sillä välin joku jo ehtii tilata sen netistä. Joudut lähettämään asiakkaalle pahoittelevan viestin ja asiakaskokemus kärsii.
Koko ajan aikaa kuluu turhaan työhön, jonka voisi käyttää järkevämminkin. Varsinkin liiketoiminnan kasvaessa tästä muodostuu yhä suurempi ongelma ja kustannus.
ERP-järjestelmä pienyritykselle on siitä hyvä, että se siivoaa tämän kaiken fragmentoituneen sekamelskan pois. Kaikki tieto asuu yhdessä osoitteessa ja päivittyy täysin automaattisesti, ilman että sinun täytyy tehdä mitään. Saat syödä lounaasi rauhassa!
- Lue myös asiantuntijamme napakka haastattelu: ”Jos pienyritykset karsivat järjestelmistä, he sulkevat oven kasvulta”
3 merkkiä, että kauppasi tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmän
Mistä pienyrittäjä sitten tietää, että on aika siirtyä eteenpäin nykyisistä purkkaratkaisuista? Katsopa seuraavia kohtia, tunnistatko itsesi näistä tilanteista:
- Jatkuvat varastosaldojen arvailut: Asiakas kysyy tiettyä vaatekokoa tai koiranruokamerkkiä. Joudut jättämään hänet yksin kassalle ja kipittämään takahuoneeseen penkomaan hyllyjä. Nykyaikainen pienyrityksen ERP kertoo saldon sekunnissa suoraan kassalla tai puhelimen näytöltä siellä hyllyvälissä.
- Iltavuorot numeroiden parissa: Työpäivä ei pääty kaupan oven lukitsemiseen. Istut vielä tunnin takahuoneessa täsmäämässä kuitteja ja lähettämässä raportteja tilitoimistoon. Kun käytössä on oikea toiminnanohjausjärjestelmä pienelle yritykselle, myynnit siirtyvät kirjanpitoon itsestään jokaisella kassanlyönnillä.
- Ostot ovat hämärän peitossa: Tiedät kyllä, että olet tilannut tavaraa tukusta, mutta kokonaiskuva on kateissa. Mitä tuotteita on tarkalleen tulossa? Saapuvatko ne huomenna vai ensi viikolla? Pienyrityksen ERP tekee saapuvasta tavarasta ja varastotäydennyksistä läpinäkyvää.
- Loma tuntuu kaukaiselta haaveelta: Kaikki tieto tuotteista, alennuksista ja kanta-asiakkaista on tallessa yhdessä maailman epävarmimmista paikoista: sinun omassa päässäsi (tai vihkossa). Et voi pitää viikon lomaa tai palkata kesätyöntekijää, koska perehdyttäminen on lähes mahdotonta.
Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä pienyritykselle on siitä hyvä, että se siirtää yrityksesi ”hiljaisen tiedon” kaikkien saataville.
Riittääkö pienelle kaupalle pelkkä kassajärjestelmä vai tarvitaanko ERP?
Vastaus riippuu tilanteesta. Moni kauppias etsii uutta kassakonetta ja ajattelee, että toiminnanohjausjärjestelmä on ihan liioittelua. Ero näiden kahden välillä on yksinkertainen, mutta arjen sujuvuuden kannalta ratkaiseva.
Peruskassa hoitaa asiat ”tässä ja nyt”. Asiakas tuo tuotteen tiskille, maksaa, ja kassa rekisteröi myynnin sekä vähentää tuotteen saldosta. Laadukas kotimainen kaupan kassajärjestelmä pystyy myös lähettämään yritysasiakkaille (B2B) laskuja, tarjoamaan heille sopimushintoja ja jopa kertomaan varastosaldon perusteella, milloin sinun pitää tilata tukusta lisää tavaraa sekä mistä saat edullisimmalla täydennystilaukset.
Pienyrityksen toiminnanohjausjärjestelmä puolestaan astuu kuvaan silloin, kun kauppa vaatii ennakointia tai jälkityötä. Vedenjakajana toimii usein myynti- ja ostotilaukset. Tarvitset ERP-järjestelmää, jos:
Myyt tilaustuotteita, joita ei löydy heti hyllystä (esim. asiakas tekee ennakkovarauksen tai odottaa osatoimitusta).
Pyörität kivijalan rinnalla verkkokauppaa ja haluat varastosaldojen pysyvän synkassa automaattisesti.
Haluat seurata aktiivisesti hankintoja eli haluat nähdä järjestelmästä, milloin tilattu tavara on todella saapumassa myymälään ja kirjautumassa varastoon.
Kaupan alalle kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä sisältää jo valmiiksi maailmanluokan kassan, mutta sen todellinen taika tapahtuu tiskin takana eli siellä missä ostot, varasto ja laskutus hoidetaan.
Lue myös artikkeli: Miten pienyrityksen kassajärjestelmä ratkaisee kauppiaan 6 suurinta haastetta?
Millainen on paras ERP pienelle yritykselle?
Parhaan ERP-järjestelmän tunnistaa helppokäyttöisyydestä. Se ohjaa käyttäjää eteenpäin vaiheesta toiseen sekä toimii virheettömästi ja luotettavasti. Pienessä putiikissa ei tarvita omille palvelimille asennettavia ohjelmistoja eikä kuukausia kestäviä IT-koulutuksia, vaan pilvessä toimiva, selainpohjainen järjestelmä (SaaS) on juuri sopiva.
Pienyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän tulee myös skaalautua fiksusti yrityksesi mukana. Voit aloittaa pelkällä kassalla ja varastonhallinnalla, ja napsauttaa myöhemmin päälle verkkokauppaintegraation, kun liiketoimintasi kasvaa.
Lisäksi järjestelmän asiakastuen pitää löytyä läheltä. Jos käytön kanssa tulee tenkkapoo kesken jouluruuhkan, haluat langan päähän suomea puhuvan ystävällisen asiantuntijan, et tekoälychattibottia.
Mitä pienyrityksen ERP-järjestelmä maksaa?
Erppejä pidetään tunnetusti kalliina investointeina, mutta nykyaikaisen pilvipohjaisen ERP-järjestelmän saa käyttöön joustavalla kuukausimaksulla, joka vastaa tyypillisesti parin suoratoistopalvelun tai puhelinliittymän hintaa.
Kustannusta kannattaa miettiä oman tuntipalkan kautta. Jos ohjelmisto maksaa esimerkiksi reilun satasen kuussa, mutta säästää sinulta 10 tuntia manuaalista paperityötä ja poistaa varastohävikkiä 10 %, se on maksanut itsensä takaisin nopeasti.
Säästyneen ajan voit käyttää tuottavaan asiakaspalveluun tai vaikka lepäämiseen ja yhteiseloon läheistesi kanssa, mikä usein onkin kaikkein arvokkainta.
Kotimainen ERP pienyritykselle
Sinä ansaitset parasta. Me Tehdenillä olemme rakentaneet ERP-ohjelmistomme erityisesti suomalaisen kaupan alan tarpeisiin. Tiedämme tasan tarkkaan, millaista on esimerkiksi pyörittää kivijalkaa ja verkkokauppaa samanaikaisesti.
Siksi olemme tehneet järjestelmästä sellaisen, että se taipuu sujuvasti pienimmänkin putiikin arkeen ilman korporaatiotason hintalappua. Se on täysin valmis ohjelmisto, jonka voit ottaa sujuvasti ja hallitusti käyttöön. Jos mietit, mitä SaaS-ohjelmistoja kannattaa valita pienyritykselle, niin Tehden on all-in-one-ratkaisusi.
👉 Älä anna vanhentuneiden työkalujen jarruttaa kasvuasi tai viedä yöuniasi. Anna kotimaisen Tehden Kauppa -toiminnanohjausjärjestelmän tehdä rutiinihommat, jotta sinä voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi. Tutustu ja ihastu!
Kuluttajien ostokäyttäytyminen on muuttunut viime vuosien aikana huomattavasti ja nykyaikainen monikanavainen kaupankäynti vaatii kauppiaalta uudenlaista mukautumista.
Lataa alta minioppaamme, josta saat 5 vinkkiä myynnin tehostamiseen kivijalassa ja verkkokaupassa.
Lisää mielenkiintoista luettavaa muilla sivustoilla:
- Kaupan liitto: Kaupan digitalisoituminen
- Softia: Miksi ottaa ERP käyttöön?
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä sisällöt:
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on yksi yrityksen merkittävimmistä kehitysaskelista. Tehdenillä onkin siksi oma käyttöönottotiimi, joka huolehtii, että käyttöönotto sujuu mutkattomasti.
- Lue artikkeli, miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu.
