Useimmissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä tilikausi on yksi kalenterivuosi. Tilikauden päättymistä eli tilinpäätöstä varten myymälässä on tehtävä lakisääteinen inventaario. Inventaario on lista kaikista yrityksen myytävistä tuotteista ja materiaaleista. Inventointi tarkoittaa siis tuotteiden laskemista eli inventaariossa lasketaan jokaisen tuotteen kappalemäärä. Inventaariossa selviää myös mahdollinen hävikki eli hävinneiden tai varastettujen tuotteiden määrät.
Inventaario on tehtävä myymälässä lakisääteisesti kerran vuodessa tilinpäätöstä varten, mutta sen voi tehdä useamminkin. On suositeltavaa tehdä pienempiä inventaarioita jatkuvasti ympäri vuotta, jotta järjestelmissä pysyy oikeat tuotesaldot. Inventointi kannattaa suorittaa myös tuotteita vastaanottaessaan, sillä keräilyvirhe on voinut sattua lähettäjän päässä.
Nykyaikaisissa kassajärjestelmissä on inventaariota ja varastonhallintaa helpottavia ominaisuuksia, joiden avulla lakisääteisen inventaarion sekä pienempien inventaarioiden tekeminen pitkin vuotta on helppoa. Järjestelmistä löytyy myös automaattisia toimintoja, jotka hälyttävät, jos jonkin tuotteen määrä vähenee ja sitä pitäisi tilata lisää. Automaattisten toimintojen vuoksi on tärkeää pitää tuotesaldot ajantasaisina jatkuvasti.
Inventaarion toteutus
Inventaario kannattaa suunnitella huolellisesti, niin se sujuu paljon vaivattomammin. Inventaarion voi tehdä kassajärjestelmän varastonhallintaa apuna käyttäen tai kirjaamalla tiedot vaikka Exceliin. Nykyaikaisimmissa yritysohjelmistoissa saattaa olla myös erillisiä inventointisovelluksia, joiden ansiosta inventaarion voi hoitaa lähes kokonaisuudessaan ilman tietokonetta, vain kevyttä inventointipäätettä tai omaa älylaitetta kantaen.
Inventaariolistaan merkitään seuraavat tiedot:
- nimike
- määrä
- veroton á-hinta
- veroton hinta yhteensä
Inventaarioon merkitään myös päiväys sekä inventoijan allekirjoitus.
Itse valmistettujen tuotteiden kohdalla hinnaksi merkitään kustannuslaskennalla saatu hinta, joka sisältää hankinnan ja valmistuksen arvonlisäverottomat kulut.
Inventaarion tiedot toimitetaan kirjanpitäjälle tilinpäätöstä varten. Jos jokin asia inventaariossa mietityttää, kysy neuvoa kirjanpitäjältä.
Tutustu myös inventoinnin parhaisiin käytäntöihin.
Jos haluat lisää vinkkejä, miten nopeuttaa ja helpottaa inventointia ja varastonhallintaa, lataa alta maksuton inventointiopas. Oppaan vinkkien avulla helpotat työtäsi ja parannat toimitusvarmuutta.
Helpotusta inventointiin
Jo noin 300 kaupan alan yritystä käyttää Tehdeniä!
Jos inventaarion tekeminen on hermoja raastavan työläs prosessi vuodesta toiseen, voi järjestelmän vaihtaminen tuoda asiaan helpotuksen. Tehden Kauppa on toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on kattavat varastonhallintaominaisuudet ja hyvät työkalut jouhevaan inventaarioon, mukaan lukien kätevä inventointisovellus. Tutustu asiakkaisiimme ja heidän kokemuksiinsa!
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä inventointia käsittelevät artikkelit
Inventoinnin kehittäminen — kuinka voittaa haasteet ja helpottaa yrityksen varastonhallintaa
