Näin takaat toiminnanohjausjärjestelmän onnistuneen käyttöönoton

Tehdenin käyttöönoton asiantuntijoita
ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii yritykseltä huolellista suunnittelua sekä riittävästi aikaa ja resursseja.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii sitoutumista ja resursseja, mutta sen hyödyt yrityksen liiketoiminnan tehostamisessa ovat merkittäviä. Miten sitten varmistaa onnistunut käyttöönotto? Tässä blogitekstissä tarkastelemme käyttöönoton vaiheita sekä syitä siihen, miksi se kannattaa toteuttaa.

1. Tarpeiden määrittely ja prosessien kuvaaminen

Ensimmäinen askel kohti ERP-järjestelmän käyttöönottoa on yrityksen tarpeiden ja nykyhaasteiden tunnistaminen, erityisesti tilanteissa, joissa vanhat järjestelmät eivät enää vastaa kasvavan liiketoiminnan tarpeisiin. Yleensä, jos tavoitellaan vain kustannussäästöjä ilman muita tavoitteita, tulokset jäävät laihoiksi. Kartoita, mitkä yrityksen liiketoimintaprosesseista kaipaavat tehostamista.

 

2. Järjestelmätoimittajan valinta

Valitse kumppani, jolla on kokemusta ja ymmärrystä yrityksesi tarpeista. Tärkeää on myös varmistaa, että kumppani pystyy tarjoamaan luotettavan järjestelmäratkaisun ja tukee loppukäyttäjiä järjestelmän käytössä.

3. Vanhojen toimintatapojen tarkastelu

ERP-projektin yhteydessä on hyvä tarkastella kriittisesti yrityksen vanhoja toimintatapoja ja pohtia, voiko niitä suoraviivaistaa tai mukauttaa toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamiin vakioratkaisuihin ja parhaisiin käytäntöihin.Valmius muutoksille usein edistää nopeampaa ja kustannustehokkaampaa käyttöönottoa.

4. Realistinen aikataulu ja vastuuhenkilöt

Toteutusvaiheelle on tärkeää asettaa realistinen aikataulu ja nimetä avainhenkilöt vastuualueille. Selkeästi määritellyt tehtävät ja vastuuhenkilöt helpottavat käyttöönoton hallintaa ja edistymisen seurantaa. 

5. Datan siivous ja valmistelu

Vanhan järjestelmän tiedot on tärkeää käydä läpi huolellisesti ja poistaa tarpeeton ja vanhentunut tieto. Laadukas data helpottaa tietojen vientiä uuteen järjestelmään ja luo perustukset onnistuneelle järjestelmän käyttöönotolle. Tämä osuus on usein asiakkaan aikaresursseja eniten vievä osuus, jota kannattaa alkaa työstämään heti alussa.

6. Koulutus ja konfigurointi

Kattavat pääkäyttäjien koulutukset varmistavat, että järjestelmää hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti ja laajasti. Järjestelmän toimintaan perusteellisesti perehtynyt pääkäyttäjä on korvaamaton tuki muulle henkilöstölle, kun järjestelmää jalkautetaan päivittäiseen arkeen.

7. Järjestelmän testaus ja käyttöönotto

Ennen käyttöönottoa harjoittele järjestelmän käyttöä ja testaa yrityksen tärkeimmät liiketoimintaprosessit esim. testiympäristössä. Tavoitteena on selvittää mahdollisimman monta tilannetta ennen varsinaista käyttöönottoa, joten testaamiseen panostaminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi.

8. Käyttöönoton jälkeen

Kun uusi järjestelmä on otettu käyttöön, on hyvä sopia yhteistyöstä jatkossa esim. käyttökokemuksen arvioimisesta sekä osaamisen syventämisestä.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka ERP-järjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii yritykseltä huolellista suunnittelua sekä riittävästi aikaa ja resursseja, oikean järjestelmäratkaisun kanssa varsinainen käyttöönotto voi olla hyvinkin ketterää ja nopeaa. Vaivannäkö palkitaan myös monilla hyödyillä, joista tässä muutamia:

Tehokkuus: Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää eri toimintoja yhteen vähentäen manuaalista työtä ja virheiden riskiä. 

Tiedonhallinta: Yksi keskitetty järjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon jakamisen läpi organisaation — varmistaen luotettavampaa raportointia ja helpottaen päätöksentekoa.

Asiakastyytyväisyys: Tehokkuuden ja tiedon yhtenäisyyden parantuminen mahdollistaa nopeamman ja paremman palvelun, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä.

Kustannussäästöt: Tehokkaammat prosessit voivat vähentää tarvittavaa työvoimaa ja resursseja sekä minimoida hukkakustannuksia.

Kilpailukyky: Nykyaikaiset yritykset tarvitsevat joustavia ja skaalautuvia järjestelmiä pysyäkseen kilpailukykyisinä markkinoilla.

Tehdenin asiantuntijat auttavat varmistamaan sekä joustavan käyttöönoton että sujuvan arkipäivän käytön. Haluamme tukea yritysten kasvua ja menestystä ilman suuria kustannuksia tai monimutkaisia käyttöönottoja. Asiantuntijoidemme lisäksi saat käyttöösi kattavan ohjeportaalin, joka on saatavillasi milloin sinulle parhaiten sopii.

Yhdistämällä koulutuksia ja järjestelmän itsenäistä opiskelua luodaan paras mahdollinen käyttöönottokokonaisuus!

 ”Tehden on tehnyt useammasta arjen osa-alueesta helpompaa”

Ammattimaiset työvälineet kuuluvat kaikenkokoisille yrityksille

Toiminnanohjausta käyttävien yritysten määrä kasvaa vuosi vuodelta

Saatat olla kiinnostunut myös näistä

Miten voit kehittää osaamistasi sekä millaisia apukeinoja nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä voi antaa ostamiseen.

Nykyaikainen hankinta — viisi vinkkiä ostamiseen

Kokonaisuudessaan hankintatoimen onnistuminen pohjautuu juuri sinuun, joka sitä teet. Kun toiminnanohjausjärjestelmä on sinua palveleva kokonaisuus, ja siitä löytyy monenlaisia ominaisuuksia ja työkaluja ostamisen tueksi, työ helpottuu paljon.