Oletko etsinyt edullisia tapoja hoitaa yrityksesi rahaliikennettä? Ilmainen kassajärjestelmä on varmasti herättänyt mielenkiintosi. Faktahan on, että alkuun pääsee nopeasti ja kustannukset kuulostavat pieniltä. Mutta mitä tapahtuu, kun liiketoimintasi kasvaa ja asiakkaiden odotukset nousevat?
Halvat ratkaisut voivat lopulta johtaa kalliisiin ongelmiin, kuten puutteellisiin ominaisuuksiin, huonoon tietoturvaan, järjestelmän skaalausongelmiin tai teknisiin häiriöihin, jotka vaikeuttavat yrityksesi liiketoimintaa.
Tässä artikkelissa käsitellyt aiheet:
- Millaiselle yrittäjälle ilmainen kassajärjestelmä sopii?
- Mitä ilmainen kassajärjestelmä oikeasti maksaa?
- Ilmaisen kassajärjestelmän puutteet voivat yllättää yrittäjän
- Kotimaisuuden merkitys kassajärjestelmän valinnassa
- Pärjäätkö ilman kassalaitteistoa?
- Tietoturva ei ole itsestäänselvyys ilmaisissa kassajärjestelmissä
- Kasvaako ilmainen kassajärjestelmä yrityksesi mukana?
- Aika on rahaa – ammattimainen kassajärjestelmä säästää työaikaa ja automatisoi rutiineja
- Tehdenin kassajärjestelmä yrityksesi kasvun tukena
Millaiselle yrittäjälle ilmainen kassajärjestelmä sopii?
Ilmainen kassajärjestelmä voi sopia hetkelliseen tarpeeseen tai sivutoimiseen yrittäjyyteen.
Jos olet vasta aloittamassa yritystoimintaa tai myyt tuotteita tai palveluita hyvin satunnaisesti (esim. markkinoilla tai pop-up-myymälässä), ilmainen peruskassa saattaa olla riittävä alkuun.
Jos myyntitapahtumia on vain muutama päivässä, ja tarvitset lähinnä perustason myyntiseurantaa, maksuton kassajärjestelmä voi hetkellisesti riittää.
Pidemmällä aikavälillä ilmaisversio saattaa kuitenkin hidastaa yrityksesi kehitystä. Jatka lukemista, niin tiedät, mihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota kassajärjestelmää valitessa.
Mitä ilmainen kassajärjestelmä oikeasti maksaa?
Ilmaisia kassajärjestelmiä ei käytännössä ole olemassa, vaikka niitä saatetaan markkinoida sellaisina. Tuskin mikään ohjelmistoyritys tarjoa toimivaa järjestelmää pro bono ilman liiketaloudellista tavoitetta.
Yleisin tapa ilmaisuuden vastineeksi on provisiomallilla toimiva kassajärjestelmä, josta ei yleensä peritä kiinteää kuukausimaksua. Järjestelmä on kuitenkin ilmaisesta kaukana, sillä provisiomaksut kasvavat myynnin mukana, mikä tarkoittaa, että suurempi liikevaihto tuo myös suuremmat kulut.
Tämä voi yllättää yrittäjän erityisesti silloin, kun myynti alkaa kehittyä suotuisasti.
Onhan se kätevää, että ei ole kuluja, jos ei ole myyntiäkään. Mutta kuinka moni yrittäjä haaveilee siitä, että ei ole myyntiä?
Jotkut järjestelmät voivat kompensoida ilmaisuuttaan esimerkiksi pakollisilla lisäosilla, jotka tekevät järjestelmästä lopulta kalliimman kuin odotettiin.
Ilmaisissa kassajärjestelmissä voi tulla vastaan yllättäviä piilokuluja. Jotkut järjestelmät voivat kompensoida ilmaisuuttaan esimerkiksi pakollisilla lisäosilla, jotka tekevät järjestelmästä lopulta kalliimman kuin odotettiin.
Ilmaisversioissa on usein myös rajoituksia esimerkiksi myytävien tuotteiden, käyttäjien tai myyntitapahtumien määrässä kuukaudessa. Rajoitusten poistaminen voi vaatia päivityksen kalliimpaan versioon, jolloin ilmainen kassajärjestelmä ei enää olekaan ilmainen.
Pahimmassa tapauksessa ilmaista kassasovellusta käyttävä yrittäjä joutuu maksamaan omalla ajalla, stressillä tai jopa liiketoiminnan katkeiluilla, jos järjestelmä ei vastaa liiketoiminnan vaatimuksia.
Ilmaisen kassajärjestelmän puutteet voivat yllättää yrittäjän
Kassojen ilmaisversiot tarjoavat tyypillisesti vain perustoiminnot, kuten myynnin kirjaamisen, maksujen vastaanoton ja tuotteiden lisäämisen.
Ilmaisesta kassajärjestelmästä saattaa puuttua kokonaan tärkeitä ominaisuuksia, kuten
- eri maksutapavaihtoehdot
- varastonhallinta ja inventointi
- asiakashallinta (CRM)
- raportointi tai
- integroinnit muihin järjestelmiin (esim. kirjanpito tai verkkokauppa).
Yrityksesi kasvaessa tai tarpeiden muuttuessa nämä puutteet vaikeuttavat tiedon hallintaa sekä lisäävät manuaalista työtä ja virheitä.
Ilmaisessa kassajärjestelmässä saattaa myös olla heikompi suorituskyky. Ilmaisjärjestelmät voivat olla hitaampia, epävakaampia ja alttiimpia virheille verrattuna maksullisiin, optimoituihin järjestelmiin.
Otatko siis riskin, että tarjoat mahdollisesti huonon asiakaskokemuksen? Lisäksi työntekijät voivat turhautua huonosti toimiviin järjestelmiin.
Yrityksen kassajärjestelmä ei ole pelkkä maksupääte.
Se on osa asiakas- ja työntekijäkokemusta.
Puutteet näkyvät usein myös asiakaspalvelun puolella, sillä ilmaisissa järjestelmissä asiakas- ja maksupäätetuki voi olla usein olematonta tai hyvin rajallista.
Palvelu on hidasta ja tuki on heikkoa ja vaikeasti tavoitettavissa. Tämä voi pahimmillaan pysäyttää yrityksesi myyntitapahtumat kokonaan.
Jos kohtaat teknisiä haasteita tai tarvitset apua ilmaisjärjestelmän käytössä, olet ongelmiesi kanssa yksin. Palvelua ei välttämättä edes ole suomeksi saatavilla.
Kotimaisuuden merkitys kassajärjestelmän valinnassa
Kotimaisen kassajärjestelmän valitseminen tuo usein lisää luotettavuutta toimintaan. Palveluntarjoaja on helpommin tavoitettavissa ja palvelun jatkuvuus on parempaa.
Ilmaisia kassajärjestelmiä tarjoavat yritykset ovat puolestaan usein ulkomaalaisomisteisia, joten tällaisten järjestelmien käyttökatkot ja päivitykset saattavat osua suomalaisen yrittäjän näkökulmasta pahimpaan mahdolliseen aikaan.
Ulkomaalaisomisteiset ohjelmistotarjoajat eivät nimittäin välttämättä seuraa suomalaisia juhlapyhiä ja sesonkeja.
Mistä herääkin kysymys, voiko maksuttoman kassajärjestelmän palvelun jatkuvuuteen täysin luottaa? Kaikilla ulkomaisilla ilmaisohjelmistojen tarjoajilla ei välttämättä ole resursseja tai aitoa sitoutumista tuotteen pitkäjänteiseen kehittämiseen pienillä markkina-alueilla.
Jos palvelu lopetetaan yllättäen tai tuki päättyy ilman varoitusta, voit joutua etsimään uuden ratkaisun kiireellä.
Tällaiset tilanteet kuormittavat suotta yrityksesi arkea.
Pärjäätkö ilman kassalaitteistoa?
Monet ilmaiset kassajärjestelmät toimivat pelkästään verkkoselaimen kautta, eikä niihin sisälly varsinaista kassalaitteistoa, kuten kuittitulostinta tai erillistä kassanäyttöä.
Tällainen ratkaisu voi olla riittävä, jos liiketoiminta on pienimuotoista ja myyntitilanteet harvinaisia tai satunnaisia.
Esimerkiksi kevyesti toimiva verkkokauppa, pienimuotoinen pop up -toiminta tai palveluyritys, jossa myynti hoidetaan lähinnä etukäteen verkossa, voi pärjätä ilman perinteistä kassakoneympäristöä.
Sen sijaan fyysisessä myymälässä, jossa asiakkaita palvellaan päivittäin, tarvitaan usein luotettavaa ja ergonomista kassalaitteistoa, joka kestää jatkuvaa käyttöä ja tukee sujuvaa asiakaspalvelua.
Lisäksi kätevä käsipääte helpottaa varastonhallintaa ja inventointia, jolloin voit unohtaa ruutuvihon ja käsinkirjoitetut varastopaperit.
Muista myös, että vaikka korttimaksaminen ja mobiilimaksut ovat yleistyneet, osa asiakkaista haluaa maksaa yhä käteisellä. Tämä edellyttää kassajärjestelmältä ominaisuuksia, joita verkkopohjaiset, laitteettomat ratkaisut eivät aina tarjoa.
Tietoturva ei ole itsestäänselvyys ilmaisissa kassajärjestelmissä
Ilmainen kassaohjelmisto ei välttämättä tarjoa yhtä kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia kuin kuukausimaksullinen versio, jonka tietoturvaan panostetaan.
Tämä voi altistaa yrityksesi ja asiakkaidesi tiedot tietoturvaloukkauksille.
Maksutapahtumat ja asiakastiedot vaativat suojattua käsittelyä, joten luotettava ja tietoturvallinen kassajärjestelmä on kriittinen asiakastietojen ja maksutietojen turvaamisen kannalta.
Tietovuoto voi aiheuttaa yrityksellesi mainehaittaa ja suoria tappioita, ethän halua ottaa sitä riskiä?
Kasvaako ilmainen kassajärjestelmä yrityksesi mukana?
Ilmaisen kassajärjestelmän vajavaiset ominaisuudet saattavat riittää kaupan ensiaskelilla, mutta kasvun myötä vastaan voi tulla tilanne, jossa maksuton järjestelmä ei pysty skaalautumaan liiketoiminnan mukana.
Alkujaan kustannustehokkaalta vaikuttanut ratkaisu ei siis välttämättä palvele liiketoimintaa pitkällä aikavälillä.
Myynnin kasvaessa yrityksellesi tulee tarve esimerkiksi
- monipuolisempaan raportointiin
- varaston seurantaan tai
- asiakasrekisterin hallintaan.
Näitä toimintoja tarvitaan muun muassa kirjanpitoa, verotusta tai kanta-asiakasohjelmia varten.
Ilmainen kassaohjelma ei useinkaan sisällä tällaisia ominaisuuksia, tai ne ovat saatavilla vain erillistä maksua vastaan.
Tässä vaiheessa järjestelmän todellinen hinta voi yllättää.
Tulevaisuuden tarpeita kannattaa siis miettiä jo kassajärjestelmää valitessa. Huomioi, miten hyvin kassaohjelma tukee liiketoimintasi kehittymistä toimintasi laajentuessa tai monipuolistuessa.
Kun yritystoiminta kasvaa, tapahtumien määrä lisääntyy ja järjestelmältä vaaditaan enemmän. Suuremmat tapahtumamäärät voivat aiheuttaa ilmaisjärjestelmässä hitautta, kaatumisia tai pahimmillaan tietojen katoamista. Tämä heikentää arjen sujuvuutta ja voi näkyä asiakkaalle asti.
Saattaa myös olla, että ilmaisjärjestelmässä uusien toimipisteiden, työntekijöiden tai maksukanavien lisääminen on mahdotonta tai erittäin työlästä tai ainakin kallista.
Jos kassajärjestelmä ei taivu kasvaviin tarpeisiin, voit joutua vaihtamaan ratkaisua kesken kaiken. Tästä yleensä syntyy yllättäviä kustannuksia ja ylimääräistä vaivaa, kun tietoja siirretään taas yhdestä järjestelmästä toiseen.
Ennen kuin lankeat ilmaiseen houkutukseen, punnitse huolellisesti järjestelmän edut ja haitat.
Aika on rahaa - ammattimainen kassajärjestelmä säästää työaikaa ja automatisoi rutiineja
Kustannustehokas ei aina tarkoita halpaa. Tärkeintä on, että järjestelmä toimii arjessa ja kasvaa yrityksesi mukana. Hyvä kassajärjestelmä palvelee sekä liiketoimintaa että käyttäjää.
Vaikka kassajärjestelmä ilman kuukausimaksua voi tuntua houkuttelevalta alussa, se voi nopeasti muodostua pullonkaulaksi yrityksesi kasvulle ja tehokkuudelle.
Pitkällä tähtäimellä panostaminen laadukkaaseen ja tarpeisiisi räätälöityyn maksulliseen kassajärjestelmään on usein kannattavampaa, sillä se tarjoaa muun muassa:
- paremman suorituskyvyn
- laajemmat ominaisuudet
- luotettavamman tuen ja
- paremman tietoturvan.
On tärkeää arvioida yrityksesi nykyiset ja tulevat tarpeet huolellisesti ennen kassajärjestelmän valintaa.
Tehdenin kassajärjestelmä yrityksesi kasvun tukena
Tehdenin kassajärjestelmä tarjoaa helppokäyttöisyyttä, luotettavuutta ja osaavan tuen. Tehden ymmärtää suomalaisten pk-yritysten tarpeita ja haasteita, sillä järjestelmä on kehitetty yhteistyössä alan yrittäjien kanssa.
Tehden onkin paras kassajärjestelmä pk-yritykselle sen monipuolisten ominaisuuksien ja helppokäyttöisyyden ansiosta.
Meillä ei ole ilmaista kassajärjestelmää, sillä kuukausimaksujen ansiosta voimme tarjota laadukkaan, kattavan, skaalautuvan, turvallisen, luotettavan ja täysin kotimaisen työkalun kassavirtasi hallintaan.
Haluamme myös, että yrityksesi voi kasvaa hallitusti – ilman yllättäviä kustannuksia tai kalliita provisiomaksuja, jotka vievät osan jokaisesta myynnistä.
Mitä etua Tehdenistä on sinulle?
- Tehdenin käyttöliittymä on erittäin helppo oppia ja järjestelmä ohjaa sinua toiminnoissa eteenpäin.
- Saat aina ajan tasalla olevan järjestelmän, jota kehitetään kaupan alan tarpeita huomioiden.
- Sinulla on käytettävissäsi laajat integroinnit esimerkiksi verkkokauppa- ja taloushallintojärjestelmiin.
- Pystyt hyödyntämään vahvoja inventointi- ja varastonhallintaominaisuuksia, jotka helpottavat kaupan arkea.
- Saat käyttöösi myös Tehdenin kehutun raportointiominaisuuden, jonka avulla kehität liiketoimintaasi oikeaan suuntaan.
Tehdenin kassajärjestelmä on edullinen, selkeästi hinnoiteltu ja maksat vain niistä ominaisuuksista, joita tarvitset. Järjestelmä ei kätke sisäänsä mitään piilokustannuksia. Tutustu kassajärjestelmän hintaan ja hinnoitteluun.
Tehdenin kassajärjestelmä sopii kaikenkokoisille yrityksille. Se on helppokäyttöinen pienyrityksen kassajärjestelmä sekä luotettava ja monipuolinen ohjelmistokokonaisuus isoihin useiden toimipisteiden ketjuihin. Tutustu Tehden-ohjelmiston käyttäjien kokemuksiin.
Etsitkö tapaa tehdä yrityksesi arjesta sujuvampaa ja tehokkaampaa? Sukella Tehdenin ominaisuuksiin katsomalla webinaarimme, jossa pääset näkemään Tehdenin kassajärjestelmän tositoimissa.
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä kassa-aiheiset blogitekstimme
Näistä lähteistä voit lukea lisää kassajärjestelmän valinnasta:
- Opinnäytetyö: Kassajärjestelmien vertailu kohdeyritykselle
- Mobile Transaction: Mikä on POS-järjestelmä?
