Hei sinä yritystoimintaa vasta aloittava tai suunnitteleva uusi yrittäjä! Hienoa että olet löytänyt tämän tekstin pariin, sillä tämä on tarkoitettu juuri sinulle. Yritystoiminnan aloittamiseen liittyy paljon tehtävää ja erilaista muistettavaa ja yksi niistä on kassajärjestelmän valinta. Oikeanlaisen kassajärjestelmän valinta helpottaa yrityksesi arkea ja tekee myynnistäsi sujuvampaa.
Haluamme helpottaa urakkaasi ja loputtomassa järjestelmäviidakossa suunnistamista hieman: jos kaipaat vinkkejä juuri sinun liiketoimintaasi sopivan kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmän valintaan, jatka ihmeessä lukemista!
Tunnista ja kartoita kassajärjestelmältä vaadittavat ominaisuudet
Mitä toimintoja uudessa järjestelmässä pitää ainakin olla? Pohdi tarvittavia ominaisuuksia esimerkiksi seuraavien kysymysten kautta: Mitä maksutapoja haluat asiakkaillesi tarjota? Myytkö tuotteita tai palveluitasi verkossa, eli tarvitaanko verkkokauppaintegraatiota? Entä varastonhallinta?
Kun tarvittavat ominaisuudet ovat tiedossa, voit jatkaa pohtimalla mitä haluat saavuttaa uudella järjestelmälläsi, eli mitkä ovat tavoitteesi? Entä onko sinulla tarvetta järjestelmäintegraatioille? Minkä muiden järjestelmien kanssa kassajärjestelmäsi olisi hyvä keskustella keskenään? Tarvitsetko esimerkiksi integraation taloushallinnon järjestelmään?
Myös rahaa on hyvä pohtia viimeistään tässä vaiheessa – Minkälainen on budjettisi? Kuinka paljon olet valmis maksamaan tarpeesi täyttävästä järjestelmästä kuukaudessa? Onko laskutus kuukausi- vai vuosiperusteista vai veloitetaanko tapahtumista erillinen maksu? Kaikki hintaan liittyvät seikat sekä mahdolliset piilokulut on hyvä selvittää huolellisesti ennen lopullista ostopäätöstä.
Myös kirjanpitolaki asettaa tietyt vaatimukset käyttämällesi kassajärjestelmälle, joten nämä vaatimukset kannattaa ottaa huomioon. Pähkinänkuoressa kirjanpitolain mukaan yrityksesi tulee dokumentoida kaikki myynti, jonka asiakkaasi maksaa käteisellä, liikuntaseteleillä kortilla tai puhelimella. Järjestelmän tulee siis kirjata kaikki myynnit sekä tulostaa näistä tapahtumista raportit. Järjestelmän pitää myös tulostaa asiakkaalle kuitti. Kuitin voi myös lähettää asiakkaalle sähköisesti esimerkiksi sähköpostilla.
Muiden yrittäjien kokemukset kassajärjestelmästä ovat ensiarvoisen tärkeitä. Kysy siis suosituksia muilta yrittäjiltä sekä tutustu eri toimijoiden referensseihin ja asiakkaiden kokemuksiin järjestelmästä. Pystytkö samaistumaan tai resonoiko jokin tietty asiakaskokemus erityisesti sinuun ja sinun liiketoimintaasi?
Pohdi tulevaa ja pidä tarvittavat ovet auki tulevaisuutta silmällä pitäen
Onko tavoitteenasi tulevaisuudessa laajentaa toimintaa tai mahdollisesti avata toinen tai jo kolmaskin toimipiste? Tai ehkä perustaa verkkokauppa kivijalkamyymälän rinnalle? Vaikka laajentumissuunnitelmat eivät olisikaan vielä ajankohtaisia, järjestelmän vaihto on aina raskas prosessi, joten järjestelmän valinnassa kannattss ottaa huomioon myös järjestelmän skaalautuvuus liiketoiminnan kasvaessa ja bisneksen kehittyessä.
Huomionarvoista on myös se, koetko tarvetta koulutukselle ja jatkuvalle tuelle. Mikäli nämä ovat sinulle tärkeitä, kannattaa valita kotimainen toimija, joka tarjoaa sekä koulutusta että teknistä tukea suomeksi. Näin konsultointi esimerkiksi ongelmatilanteissa on mutkattomampaa.
Testaa järjestelmiä itse käytännössä
Usein ohjelmistoihin saa testitunnukset, joilla pääsee itse kokeilemaa järjestelmän toimintoja omalla tietokoneella.
Kokeilujakson aikana voit kätevästi testata, miten omat prosessisi soljuvat järjestelmässä, miten ja minkälaisia raportteja sieltä saat ja mitä saat niistä irti. Voisiko jotain tehdä kenties uudella tavalla tai hoitaa tehokkaammin uudessa järjestelmässä?
Tässä vaiheessa on myös fiksua kerätä ylös kysymyksiä joita käytön aikana herää, jotta voit myöhemmin esittää ne asiantuntijalle ostopäätöksesi tueksi.
Etäesittelyssä pääset sukeltamaan vieläkin syvemmälle järjestelmän ominaisuuksiin
Kun kokeilujakso on päättynyt, on aika varata järjestelmän etäesittely asiantuntijalta. Etäesittelyn aikana saat kokonaiskuvan järjestelmästä sekä vastauksen kokeilujakson aikana heränneisiin kysymyksiin.
Etäesittelyn jälkeen voit pyytää tarjouksen juuri sinulle ja omalle liiketoiminnallesi sopivasta järjestelmäkokonaisuudesta. Yleensä tarjous pitää sisällään myös järjestelmän käyttöönoton ja tarvittavat koulutukset. Pohdi tässä yhteydessä myös, tarvitsetko laitteita – löytyykö sinulta ne ennestään, hankitko ne itse vai haluaisitko ne samassa paketissa itse järjestelmän kanssa?
Nappaa tästä vielä itsellesi muistilista talteen yhteenvetona oikeanlaisen kassajärjestelmän valintaan vaikuttavista seikoista!
Saadaksesi lisää tietoa kassajärjestelmän hankintaan aloittavana yrittäjänä, tutustu myös näihin hyödyllisiin oppaisiimme:
