Ostotilaukset
- Tehdenin ostojärjestelmällä hallitset tehokkaasti yrityksesi koko ostoprosessin tilauksesta ostolaskun tarkistamiseen.
- Jos käytössäsi on ostoreskontraintegraatio, voit hyväksyä Tehdenissä ostolaskut ja siirtää ne maksuun taloushallinnon ohjelmistoosi.
- Ostotilaus kulkee ostojärjestelmän läpi vaiheesta toiseen, ovesta sisään, ja uloskin palautuksissa toimittajille.
- Tehdenin ostojärjestelmä soveltuu hyvin niin pienen kuin suurenkin yrityksen ratkaisuksi.
Ostojärjestelmässä luodaan ja käsitellään ostotilauksia, kirjataan ja tarkistetaan vastaanotetut tuotteet ja niiden lähetteet, hallinnoidaan tuotteiden hyllytystä sekä tehdään tarvittaessa reklamaatioita toimitusvirheistä. Ostolaskut tarkistetaan kirjattuja ostolähetteitä vastaan samalla kun ostolaskut kirjataan kirjanpitoon. Ostojärjestelmässä voi hallinnoida myös toimittajia, toimittajien yhteyshenkilöitä ja toimittajien tuotteita.
Kun yrityksen ostotilaukset tehdään Tehdenissä, ostamiseen saa huomattavaa ryhtiä: kun kaikki käyttäjät voivat täydentää tietylle toimittajalle tehtävää ostotilausta, vältytään päällekkäisiltä ostoilta. Tilausajoautomaattiin voidaan määrittää seurattava myyntijakso ja toivottu riittävyys, jolloin automaatti osaa reagoida menekin muutoksiin ja tehdä uuden tilauksen toteutuman perusteella. Automatiikan ansiosta tilauksilta ei unohdu tuotteita, ja ostotilaukset voi lähettää toimittajille suoraan järjestelmästä.
Mahdolliset erot ostotilauksen, toimittajan tilaus- ja toimitusvahvistusten sekä saapuneen lähetyksen välillä pystytään kirjaamaan millintarkasti järjestelmään, ja Tehden lähettää tarvittaessa myös ilmoituksen hinnoissa tapahtuneista muutoksista. Myös reklamaatiot ja jälkitoimitukset on helppo hallita, ja ostolaskujen täsmäytystyökalulla on helppo tarkistaa, että toimittaja on laskuttanut sovitun hinnan mukaisesti. Tehdenin ostoprosessi on todella tarkka ja monipuolinen!
Miten ostotilaukset ja ostolaskut käsitellään?
- Ostotilaus luodaan Osto-ohjelmalla tai vastaanotetaan rajapinnan kautta ulkoisesta järjestelmästä.
- Ostotilausta voi rakentaa ohjelmassa vaiheittain.
- Ostotilaus voidaan vastaanottaa yhdessä tai useammassa lähetyksessä, jos toimittajalta sallitaan osatoimitukset ja jälkitoimitukset.
- Ostotilauksen vastaanottoerä hyllytetään varastoon ja tuotteiden hyllytysmääriä verrataan ostolähetteen toimitusmääriin, jolloin huomataan mahdolliset toimitusvirheet ja voidaan tehdä näistä reklamaatio.
- Virheellisistä toimituksista voidaan lähettää palautuksia.
- Loppuasiakkaiden takuu- ja kierrätyspalautukset voidaan kerätä, palauttaa ja lähettää takaisin toimittajille.
- Ostolähetteiden ostolaskuun vertaaminen ja täsmäytys on kätevää, ja laskulle lisätyt ostokulut voi kirjata järjestelmään täsmäytyksen yhteydessä. Näin katetiedot pysyvät ajan tasalla.
- Ostotilausten toimitus- ja maksutapoja voidaan luoda rajattomasti, ja ohjelmaan integroituja ulkopuolisia kuljetuspalveluita, kuten nShiftin, Postin ja Matkahuollon pakettipalvelut, on helppo ottaa käyttöön.
- Tilausajo-ohjelmalla voit määritellä reunaehdot varaston täydentämiselle ja automatisoida esimerkiksi tiettyjen tuotteiden ostotilaukset.
- Jos luot sidoksen myyntituotteiden ja ostotuotteiden välille, näet heti, miltä toimittajalta tiettyä tuotetta saa parhaalla katteella, kenellä toimitusaika on lyhin jne.
Miten kehität yrityksesi ostoprosesseja?
Nykyaikaisessa toiminnanohjausjärjestelmässä on monipuoliset työkalut ostamisen tueksi. Hankinnan ammattilaiset tietävät, miten näillä työkaluilla päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen, niin hinnan, ajansäästön kuin ennakoitavuudenkin kannalta. Me Tehdenillä kokosimme tärkeimmät seikat blogiimme.
Usein kysyttyä ostoista
Mikä on ostolasku?
Ostolasku on yritykselle saapuva lasku, joka liittyy hankittuihin tuotteisiin tai palveluihin. Se toimii todisteena ostotapahtumasta ja sisältää tiedot esimerkiksi laskun summasta, eräpäivästä sekä myyjästä. Ostolaskut ovat olennainen osa yrityksen kirjanpitoa ja taloudenhallintaa.
Mikä on ostotilaus?
Ostotilaus on yrityksen tekemä virallinen tilaus tavaroista tai palveluista toimittajalta. Se sisältää tiedot tilattavista tuotteista, määristä, hinnoista ja toimitusehdoista. Ostotilauksen avulla varmistetaan, että molemmat osapuolet ovat tietoisia tilauksen ehdoista ennen toimitusta.