Katsotaan ensin, mitä inventointi tarkoittaa? Inventoinnilla tarkoitetaan varastossa ja liikkeessä olevien tavaroiden ja tuotteiden laskemista ja kirjaamista. Inventoinnin tavoitteena on selvittää, mitä tuotteita varastossa on ja kuinka paljon sekä myös missä kunnossa myytävät tuotteet ovat.
Mitkä ovat inventoinnin tavoitteet?
Inventointi on tärkeää minkä tahansa kaupan alan liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Sen tärkeimpänä tavoitteena on varmistaa, että varastokirjanpito ja todelliset varastomäärät täsmäävät. Ylläpitämällä täsmällistä tietoa varaston tilanteesta voit ehkäistä virheitä ja ylläpidät myös asiakastyytyväisyyttä.
Inventoinnin avulla voit myös tunnistaa ja vähentää tuotehävikkiä, olipa kyseessä sitten rikkinäiset tai vanhentuneet tavarat tai mahdolliset myymälävarkaudet. Inventoinnin myötä saat tarkkaa ja tärkeää tietoa yrityksesi taloudesta.
Varastonhallinta-ominaisuuksilla varustettu toiminnanohjausjärjestelmä on korvaamaton työkalu inventoinnin tavoitteiden saavuttamisessa. Järjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen varastotietojen seurannan ja myyntitietojen siirtymisen suoraan varastokirjanpitoon.
Hävikin hallintaan järjestelmä tarjoaa raportteja, joiden avulla voit tunnistaa ongelmakohdat nopeasti.
Reaaliaikainen varastonhallinta pitää sinut jatkuvasti ajan tasalla siitä, mitä tuotteita sinun tulisi tilata lisää ja mitä tuotteita voit myydä esimerkiksi alennuksella, jotta varasto pysyy optimaalisena ja myynti sujuvana. Tehokas järjestelmä auttaa ennustamaan myös tulevaa kysyntää ja optimoimaan varaston kiertoa, mikä puolestaan varmistaa, että oikeita tuotteita on asiakkaiden saatavilla oikeaan aikaan.
Inventointimenetelmät
Useimmat kauppiaat haluavat tietää, miten inventaario tehdään ilman suuria ponnistuksia. Inventointimenetelmät ja parhaat käytännöt vaihtelevat yrityksissä sen mukaan, kuinka usein ja laajasti inventointi suoritetaan.
Vuosittainen inventointi tehdään nimensä mukaan yleensä kerran vuodessa, ajoittuen usein tilikauden loppuun. Tämä laaja inventointi tarjoaa kattavan kuvan koko varastosta, mutta on myös työläs ja aikaa vievä prosessi.
Inventoinnin voi myös jaksottaa esimerkiksi kuukausittain tai kvartaaleittain, ja se voi kattaa myös vain osan varastosta kerrallaan. Tällä voidaan optimoida työmäärää sekä seurata varaston tilannetta tarkemmin pitkin vuotta.
Jatkuva inventointi on menetelmä, jossa tuotteita lasketaan säännöllisin väliajoin, esimerkiksi päivittäin tai viikoittain. Tämä inventointitapa on erityisen hyödyllinen liikkeissä, joissa myydään nopeasti kiertäviä tuotteita, sillä se varmistaa varastosaldojen jatkuvan tarkkuuden ja minimoi hävikin.
Kaupan alalle kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa suurten tietomäärien käsittelyä ja tarjoaa työkalut ja tuen inventointiprosessin hallintaan. Jatkuvassa inventoinnissa kassajärjestelmä tarjoaa reaaliaikaista tietoa myyntimääristä, mikä auttaa pitämään varastosaldot ajan tasalla ja vähentää tarvetta manuaaliseen laskentaan.
ERP-järjestelmän käyttö tekee inventoinnista sujuvampaa, tarkempaa ja vähemmän työlästä, vapauttaen resursseja muihin tärkeisiin tehtäviin.
Miten inventaario tehdään tehokkaasti?
Inventoinnin prosessi rakentuu useasta vaiheesta, jotka jokainen osaltaan varmistavat sen tehokkuuden ja tarkkuuden. Inventaarion tekemisen voi jakaa karkeasti kolmeen vaiheeseen.
- Ensimmäisessä vaiheessa suunnitellaan missä ja miten sekä kuinka laajasti inventointi toteutetaan. Samassa päätetään käytettävistä työkaluista sekä määritellään resurssit inventoinnin toteuttamiselle. Tässä vaiheessa on tärkeää viestiä inventoinnista myös koko muulle henkilökunnalle ja ottaa huomioon sen aiheuttamat vaikutukset esimerkiksi aukioloaikoihin.
- Toisessa vaiheessa suoritetaan varsinainen inventointi eli tuotteiden ja tavaroiden laskenta. Tuotteet voidaan laskea joko manuaalisesti tai erillisen käsipäätteen avulla. Määrät kirjataan ylös ja niitä verrataan varastonhallintajärjestelmän tietoihin. Mahdolliset poikkeamat ja virheet analysoidaan ja tehdään tarvittavat korjaukset järjestelmään.
- Lopuksi inventoinnin tulokset raportoidaan ja raportit käydään läpi yhdessä yrityksen johdon kanssa. Tämä järjestelmällinen lähestymistapa inventointiin takaa, että inventointi suoritetaan tarkasti ja tehokkaasti.
ERP-järjestelmän varastonhallinta-ominaisuus tukee koko inventoinnin prosessia. Se auttaa optimoimaan inventoinnin aikataulun ja resurssien jakamisen. Käyttämällä järjestelmän kanssa yhteensopivaa käsipäätettä, teet lisäksi laskennan myös nopeasti ja tarkasti. Varastonhallintajärjestelmä automatisoi varastotietojen päivityksen ja tarjoaa raportteja, jotka helpottavat poikkeamien tunnistamista ja korjaamista.
Investoiminen varastonhallintajärjestelmään on kannattavaa, koska se tehostaa inventoinnin prosessia, parantaa sen tarkkuutta ja vähentää siitä aiheutuvaa työmäärää.
Inventoinnin haasteet
Inventoinnin yhteydessä voidaan kohdata monenlaisia haasteita, mutta onneksi niihin löytyy useimmiten myös ratkaisu. Yksi keskeisimmistä haasteista on inventointiin satsattavat resurssit. Manuaalisesti tehtävä inventointi voi olla työlästä ja aikaavievää, joten mahdollinen ylimääräisen työvoiman palkkaaminen voi olla tarpeen.
Myös inhimilliset virheet ovat yleisiä inventoinnin aikana. Inventointi saattaa myös häiritä normaalia liiketoimintaa, joten se voi olla viisasta ajoittaa hiljaisempiin aikoihin tai vaihtoehtoisesti tehdä silloin kun myymälä on suljettuna.
Näihin molempiin haasteisiin keskeisenä ratkaisuna on teknologian ottaminen avuksi inventointiprosessia. Kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmästä (ERP) inventointitiedot siirtyvät automaattisesti varastokirjanpitoon, mikä vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen virheitä.
Varastonhallintajärjestelmä vähentää tarvetta suurille, kertaluonteisille inventoinneille, sillä inventointi voidaan toteuttaa jatkuvana, osana päivittäistä toimintaa ilman merkittäviä häiriöitä liiketoiminnalle.
Inventoinnin hyödyt
Jokaisen yrityksen tulisi olla tietoinen yrityksensä varaston arvosta. Varasto on merkittävä omaisuuserä ja sen muutokset vaikuttavat suoraan yrityksen tulokseen ja verotukseen. Varaston arvolla on merkitystä myös tilinpäätöksen kannalta. Ilman tarkkaa tietoa varaston arvosta ei yrityksen kannattavuutta voida arvioida luotettavasti.
Miten inventaario tehdään sinun yrityksessäsi? Vaikka inventointi voi tuntua puuduttavalta ja aikaa vievältä, se on olennainen osa menestyvää kaupan alan liiketoimintaa. Oikeanlaisella toiminnanohjausjärjestelmällä ja varastonhallintatyökalulla jopa vaivalloiselta tuntuva inventointi voi sujua mutkattomasti ja ilman harmaita hiuksia.
Tehden Kauppa -järjestelmä tekee inventoinnista sujuvaa ja tarkkaa, jolloin voit keskittyä muihin tärkeisiin asioihin, kuten liiketoimintasi kasvattamiseen ja asiakkaiden palvelemiseen parhaalla mahdollisella tavalla.
Tutustu Tehdenin inventointiohjelmaan ja voit todeta itse, kuinka inventointi muuttuu helpoksi ja tehokkaaksi osaksi yrityksesi arkea.
Mitä eroa on inventoinnilla ja inventaariolla?
- Inventointi on toimenpide: Se on fyysinen tapahtuma, jossa varaston tuotteet lasketaan ja tarkistetaan.
- Inventaario on tulos: Se on dokumentti, joka kuvaa varaston tilannetta tiettynä ajankohtana. Kyseessä on luettelo kaikista varastossa olevista tuotteista määrineen ja arvoineen.
Vaikka termejä ”inventointi” ja ”inventaario” käytetään usein synonyymeinä, niillä on siis pieni ero. Tarkka inventointi on edellytys luotettavan inventaarion laatimiselle, mikä on tärkeää yrityksen kirjanpidon, liiketoiminnan ja verotuksen kannalta.
Haluatko lisää vinkkejä inventointiin? Kurkkaa webinaaritallenteistamme erittäin mielenkiintoinen webinaari nimeltä ”Suunnitelmallinen inventointi”, niin selviät seuraavasta inventointiurakasta helpommalla.
Usein kysyttyä inventaarion tekemisestä
Miksi inventaario tehdään?
Inventaario tehdään, jotta saadaan luotettava kuva yrityksen vaihto-omaisuuden arvosta. Tämä on välttämätöntä tilinpäätöstä, verotusta ja yrityksen taloushallintoa varten. Tarkka inventaario auttaa myös tunnistamaan hävikkiä, optimoimaan tilauksia ja parantamaan kannattavuutta.
Milloin inventointi tehdään?
Yleensä inventointi tehdään vähintään kerran vuodessa, useimmiten tilikauden päättyessä. Nykyaikaisten ohjelmistojen avulla inventointia voidaan tehdä myös kiertävänä tai jatkuvana, jolloin varaston tarkkuus pysyy yllä ympäri vuoden.
Onko inventaario pakollinen?
Kyllä, inventaario on pääsääntöisesti pakollinen kaikille yrityksille, joilla on vaihto-omaisuutta. Kirjanpitolain mukaan yrityksen on tilinpäätöksen yhteydessä annettava luotettava selvitys omaisuudestaan, mikä käytännössä tarkoittaa inventaariota. Inventoinnin avulla saat luotettavan pohjan tilinpäätökselle ja verotukselle.
Tehdenin kaltaisilla työkaluilla inventoinnin toteutus on tehty helpoksi myös pienille yrityksille, jolloin prosessi ei kuormita liikaa, mutta lakisääteiset vaatimukset tulevat hoidettua moitteettomasti.
Mitä hyötyä inventoinnista on?
Inventoinnin avulla ymmärrät paremmin varastoasi. Saat ajantasaista tietoa tuotteiden menekistä ja varaston kierrosta, jolloin voit vähentää "ei-oota" ja parantaa asiakaskokemusta. Samalla voit tehdä parempia ostopäätöksiä ja pystyt puuttumaan syihin, jotka aiheuttavat hävikkiä tai varkauksia.
Mitä inventaarioon lasketaan? Mitä kuuluu vaihto-omaisuuteen?
Inventaarioon lasketaan kaikki yrityksen vaihto-omaisuus, johon kuuluvat muun muassa:
- Myytävät tuotteet
- Raaka-aineet
- Tarvikkeet ja materiaalit
- Keskeneräiset tuotteet
Inventaarioon ei lasketa esimerkiksi koneita, kalusteita tai muita käyttöomaisuuteen kuuluvia tuotteita.
