Anc Oy on Lemussa sijaitseva perheyritys, joka nojaa tukevasti suomalaiseen alumiiniteollisuuteen. Anc Oy toimittaa alumiinin työstössä tarvittavat jyrsinterät, pyöröterät, leikkuunesteet, mittavasteet, rullaradat ja liimat. Anc Oy on kahden veljen omistama yritys, jossa veljekset työskentelevät osa-aikaisesti.
Sähköinen laskutus käyttöön
Anc Oy:lla oli aiemmin käytössä kanadalainen omalla serverillä pyörivä ohjelmisto. Sen suurin haaste oli sähköisen laskutuksen puuttuminen ja täysin manuaaliset reskontratoiminnot. Myyntireskontran ylläpito oli työlästä ja aikaavievää. Laskutus laahasi perässä joskus jopa viikkoja.
Vuonna 2016 Anc Oy otti käyttöön ostolaskujen sähköisen vastaanoton Tikoniin, kun edellinen kirjanpitäjä oli ensin suostutellut yritystä melkein kahden vuoden ajan. Tikonin tultua osaksi yrityksen arkea, toimitusjohtaja Rami Koivisto mietti, miksei ohjelmistoa otettu aiemmin käyttöön.
Sähköisen laskutuksen yleistyessä ja asiakkaidenkin tarpeista johtuen Rami Koivisto lähti etsimään yritykselleen ohjelmistoa, joka toimii oikeasti pilvessä, mahdollistaa sähköisen laskutuksen ja kytkeytyy taloushallintoon. Googlen kautta löytyi eri palveluntarjoajia, ja järjestelmien demojen jälkeen valinta oli lopulta helppo tehdä.
"Valitsimme Tehdenin vuonna 2018 muun muassa hyvän asiakaspalvelun ja kotimaisuuden vuoksi. Eikä suinkaan haitannut, että Tehden sijaitsee Suomen Turussa." - Rami Koivisto
Tikonin poistuttua käytöstä ja osana laajempaa uudistumista yrityksessä päädyttiin taloushallintaohjelmiston valinnassa Procountoriin.
Procountor helpottaa myyntireskontran ylläpitoa
Anc Oy:lle Procountorin valinta taloushallinnon järjestelmäksi oli selvä.
”Toimistollamme ei ole ketään töissä hoitamassa reskontraa tai muita toimistotöitä, ja sen kyllä välillä huomaa arjessa. Integraatio on nopeuttanut asioiden pitämistä järjestyksessä. Pyrimme minimoimaan kaiken manuaalisen työn pelkästään resurssien puutteen vuoksi”, Rami Koivisto kuvailee.
Procountor-integraatio on Rami Koiviston mukaan selvästi vähentänyt virheitä sekä tuonut ajansäästöä. Näin myös yrityksen kustannukset ovat pienentyneet merkittävästi. Missä integraation hyödyt sitten ihan konkreettisesti näkyvät?
"Käytännössä en enää istu perjantai-iltoja toimistolla lähettämässä laskuja sähköpostilla ja täsmäyttämässä reskontraa. Ennen tähän kului aikaa 10-20 tuntia kuukaudessa. Tehdenin ja integraation ansiosta meidän ei ole tarvinnut palkata ketään tekemään näitä töitä, vaan järjestelmä toimii taustalla saumattomasti", Rami Koivisto iloitsee.
Jouheva integraation käyttöönotto ja aikaasäästävät automaatiot
Tehden-Procountor-integraation käyttöönotto sujui Rami Koiviston mukaan erittäin jouhevasti, sillä he olivat valmistautuneet ennakkoon materiaalien kanssa. Ohjelmisto käytiin Tehdenin palvelupäällikkö Maarit Vuorteen ja kirjanpitäjän kanssa yhdellä istumalla läpi.
Rami Koivisto kertoo, että Tehden-Procountor-integraation parhaita puolia ovat sen nopeus, ajantasaisuus ja automaattisuus.
"Integraatiota ei tarvitse mitenkään erityisesti käyttää, koska ajastetut toiminnot pitävät huolta aineiston synkronoinnista molempiin suuntiin." -Rami Koivisto
Esimerkiksi myyntilaskut siirtyvät Tehdenistä Procountoriin automaattisesti joka yö.
Ketterämpää yhteistyötä tilitoimiston kanssa
Anc Oy:n kirjanpidosta vastaa nykyään Aallon Turku Oy -tilitoimisto. Aallon Turussa työskentelee reilut 65 asiantuntijaa, ja asiakaskunnassa on niin yhden hengen yrityksiä kuin laajoja konsernikokonaisuuksia.
Tilitoimistolla on omat käyttäjätunnukset Tehdenin järjestelmään, mikä helpottaa yhteistyötä yrittäjän kanssa suuresti. Kirjanpitäjä voi hakea tietoja tarpeen mukaan milloin vain. Kirjanpitäjän mukaan Tehden-Procountor-integraation parhaita puolia ovat sen nopeus ja helppous. Pilvipohjaisen järjestelmän ansiosta tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla.
"Kirjanpitoaineisto siirtyy yhdellä tositteella taloushallinnon ohjelmaan kirjaimellisesti nappia painamalla! Integraation avulla myös myyntilaskut kopioituvat ohjelmaan." -Jaana Aarnivala, Aallon Turku Oy
Rami Koivisto kertoo käyvänsä nykyään tilitoimistossa kerran tai kaksi vuodessa. Kaikki myyntiin liittyvä tieto on saatavilla Tehdenin aineiston kautta. Lisäksi sähköinen kirjanpito tekee asioiden jälkikäteen selvittämisestä helpompaa.
"Tehdeniä voin suositella lämpimästi kaikille yrityksille, jotka haluavat keskittyä oleelliseen tekemiseen, ja integraatiota niille, jotka haluavat ajantasaisempaa tietoa." -Rami Koivisto, Anc Oy
Haluaisitko tietää tarkemmin, mitä hyötyä tilitoimisto ja kirjanpitäjä voivat saada yhteistyöstä Tehdenin kanssa? Käy tutustumassa kumppaniosioomme.
