Järjestelmänvaihto on arkea mullistava asia yrityksessä kuin yrityksessä. Vaikka uuden järjestelmän tarjoaja kouluttaa järjestelmän käyttöön ja vastaa tietojen siirrosta, tietty määrä pohjatyötä yrityksessä on hoidettava sisäisesti.
Järjestelmänvaihtoa voi verrata muuttoon: Vaikka hommaan kuinka palkkaisi ulkopuolisen muuttofirman, muutettavien tavaroiden läpikäyminen on silti muuttajan omalla vastuulla. Jos vuosien aikana kertyneitä papereita, pieniä lastenvaatteita ja vanhentuneita mausteita ei käy läpi vanhassa kodissa ennen pakkaamista, ei urakka ole sen helpompi uudessa kodissa arjen pyöriessä ympärillä. Turhan tavaran siirtäminen paikasta toiseen maksaa ja saa aikaan turhaa sotkua, epäselvyyksiä ja niitä surullisenkuuluisia purkamattomia laatikoita.
Tämän blogin lopusta löydät muistilistan asioista, joita ennen käyttöönottoa on hyvä ottaa huomioon.
Perheyritys päätti tehostaa toimintaansa
E. Saastamoisen perheyritys muutti liiketoimintansa Tehdeniin alkuvuodesta 2018. Vaatemyymälä toimii Nurmeksessa jo neljännessä sukupolvessa ja viettää 85-vuotisjuhlavuottaan vuonna 2020. Yrityksen valikoimaan kuuluu sekä muotipuolen vaatetusta että metsästys- ja retkeilyvaatteita valmistavan Sastan tehtaanmyymälä. Sasta Outletin tuotteita myydään kivijalan lisäksi myös verkkokaupassa. Myös muotipuolen verkkokauppaa ollaan avaamassa.
Tehdeniin yritys siirtyi kassajärjestelmästä, jota oli käytetty lähes 20 vuotta – ja joka sinä aikana ei ollut muuttunut lainkaan. Perustettava verkkokauppa ja sen integrointitarve olivat keskeinen syy Tehdenin valintaan, mutta pilvipohjaisessa järjestelmässä tehtävä jatkuva kehitystyö oli luonnollisesti merkittävä etu.
”Halusimme tehostaa toimintaamme ja erityisesti saada tuotteet verkkokauppaan kokojen mukaan, mikä ei ollut vanhassa järjestelmässä mahdollista”, kertoo yrittäjä Laura Saastamoinen.
Uusi järjestelmä on investointi – tarpeet kannattaa tunnistaa jo käyttöönoton alussa
Toiminnanohjausjärjestelmä on yritykselle investointi, jolla haetaan tehokkuuden lisäksi usein myös kustannussäästöjä, entistä parempaa asiakaspalvelua, helpotusta johdon päätöksentekoon ja kilpailuetuja esim. verkkokaupan muodossa. Palveluntarjoajan projektipäälliköt, kouluttajat ja asiakaspalvelu neuvovat aina käyttöönotossa parhaansa mukaan, ja asiakkaille on tarjolla myös järjestelmänvaihdossa auttavia työkaluja (esim. tietojen tuontityökalu) ja kattavia käyttöohjeita. Käyttöönotto vaatii myös yritykseltä huolellista suunnittelua sekä riittävästi aikaa ja resursseja. Jotta tavoitteet saavutetaan, oikeiden henkilöiden täytyy ensin ottaa yrityksen avainprosessi tarkasteluun: näin varmistetaan, että käyttöönoton aikana herää enää mahdollisimman vähän uusia tarpeita.E. Saastamoisella käyttöönottoon oltiin valmistauduttu hyvin eikä yllätyksiä juuri tullut, käyttöönottovaiheessa esille nousi vain brändikohtaisen myyntiraportoinnin tarve. Kun tarve tunnistettiin ajoissa, osattiin tuotteille luoda heti alussa tuoteryhmät, jotka vastaavat sekä verkkokaupan että myynnin seurannan tarpeisiin. Omien tarpeiden hahmottaminen onkin Laura Saastamoisen kokemuksen mukaan tärkeintä käyttöönotossa:”Vinkkinä voin sanoa, että yrityksen nykytilanne pitää kartoittaa mahdollisimman hyvin. Järjestelmä on vielä käyttöönottovaiheessa niin uusi, ettei kaikkea voi mitenkään itse ymmärtää. Yrityksen toimintamalli on osattava selittää kouluttajalle perin pohjin, jotta tämä pystyy neuvomaan järkevimmän tavan Tehdenin käyttöön.”
Koulutusvaiheeseen kannattaa varata riittävästi aikaa
Jotta kaikki tarvittavat käyttöönottokoulutukset voidaan käydä sopivalla tempolla läpi, vaiheeseen on varattava riittävästi aikaa. E. Saastamoisella kirjanpito on ulkoistettu, mutta vajaan parin vuoden käytön aikana on välillä tullut mieleen, että myös taloushallinnon aiheista olisi voinut alunperin kouluttautua paremmin.
”Ainakin minulle koulutusten sisältö jäi kerralla mieleen. Koulutukset etenivät suunnitelmallisesti, niissä käsiteltiin yksi kokonaisuus kerrallaan ja koulutusten välillä saatiin muistutusviestejä siitä, mitä ennen seuraavaa koulutusta täytyy valmistella. Yleisarvosanaksi käyttöönotosta uskallan antaa yhdeksikön.”
E. Saastamoisella ollaan tyytyväisiä sekä uuteen järjestelmään että sen käyttöönottovaiheeseen.
"Kassa on tosi looginen ja helppo käyttää, ja jos jotain ongelmia ilmenee, ne ratkeavat yhteydenotolla asiakaspalveluun”
Me Tehdenillä kokosimme 4 kohdan muistilistan seikoista, jotka varmistavat onnistuneen, jouhevan käyttöönoton:
1) Tarkastele yrityksesi olemassa olevia prosesseja ja toimintatapoja avoimin mielin.
Onko jossain korjaamisen varaa, kannattaako kaikkea yrittää tehdä samalla tavalla uudessa järjestelmässä? Miksi asioita tehdään tietyillä tavoilla? Ovatko kaikki prosessit tarpeellisia?
2) Klisee mutta totta: hyvin suunniteltu (ja jäsennelty) on puoliksi tehty.
Ollaanko yrityksessäsi yksimielisiä siitä, mikä tieto halutaan siirtää uuteen järjestelmään? Onko tuoterakenne suunniteltu huolella? Jos ydintieto on huonosti jäsenneltyä, epäluotettavaa tai puutteellista, saattaa pahimmassa tapauksessa käydä niin, että käyttöönottovaiheessa joudutaan käyttämään useita järjestelmiä, jolloin tieto leviää pirstaloituneena ympäri organisaatiota. Alusta asti priorisoitu datanhallinta tukee nopeaa ja tehokasta käyttöönottoa.
3) Käy vanhan järjestelmän tiedot läpi tiheällä kammalla ja siivoa turhat pois.
Laadukas data on yksiselitteistä, tarkoituksenmukaista ja relevanttia. Tiedonsiirron teknisestä toteutuksesta vastaa yleensä taho, joka ei voi tietää, mikä tieto on yrityksesi kannalta tärkeää ja mikä turhaa. Jos organisaatiossa ei ole datanhallinnan ammattilaista, ei ole hassumpi idea turvautua ulkoisen konsultin palveluihin. Tarkista myös, onhan duplikaatit eli kaksinkertaiset tiedot poistettu: saman tuotteen tai asiakkaan useat tiedot voivat aiheuttaa häiriöitä organisaation eri toimintojen välillä.
4) Varaa käyttöönottoon riittävästi aikaa.
Varmistakaa yhdessä, että kaikki ymmärtävät projektin laajuuden ja projektille osataan ohjata tarpeeksi voimavaroja. Tämä tarkoittaa myös tilaa kalentereissa! Kun aikaa on varattu tarpeeksi, voi käyttöönottoon lisätä tarpeen tullen myös esimerkiksi koulutuksia, joita ei aluksi osattu nähdä tarpeellisina.
Asiakkaamme E. Saastamoisen käyttöönotto toteutettiin projektina, mutta yrityksen koosta ja toiminnasta riippuen käyttöönoton voi hoitaa myös koulutuskokonaisuutena ja kaikkein yksinkertaisimmissa tapauksissa omatoimisesti (lähinnä pelkän ajanvarauksen sisältävät paketit).
Haluatko tietää, mitä Tehdenin kassajärjestelmä maksaisi sinun yrityksellesi?
Voit pyytää tarjouksen vaivattomasti verkkosivujemme kautta. Kuvaile liiketoimintaasi ja tarpeitasi, niin myyntimme osaa laskea paketille hinnan.
