Hipko eli Helsingin Itsepuolustuskoulu on perustettu vuonna 1998, ja tällä hetkellä toimintaa on viidellä salilla Helsingissä ja Espoossa. Palveluvalikoimasta löytyy niin kamppailu- kuin itsepuolustuslajeja, kuntoliikuntaa sekä fysiikkavalmennusta. Lisäksi tarjolla on erilaisia lajiin liittyviä seminaareja. Salilla on noin 1600 jäsentä taaperoista senioreihin, ja henkilökuntaan kuuluu 5 kokoaikaista työntekijää sekä 40 tuntityöntekijää. Salit ovat avoinna joka päivä.
Hipkon asiakasvastaava Eero Rajalan arki on nykyään vaivattomampaa ja asiakkaatkin entistä tyytyväisempiä. Uusi verkkokauppa helpottaa varusteiden myyntiä ja Liity jäseneksi -ominaisuus asiakashankintaa.
Hipko päätyi Tehdenin käyttäjäksi aiemman toiminnanohjausjärjestelmän puutteiden vuoksi. Vanha ohjelmisto oli ollut jo pitkään käytössä, mutta sitä ei kehitetty lainkaan eikä se joustanut yhtään.
”Me jouduimme omassa toiminnassamme tekemään asioita huonommin, koska vanha järjestelmä ei taipunut tarpeisiimme”, Rajala harmittelee. Esimerkiksi tunneille ilmoittautuminen ja kulunvalvonta eivät toimineet odotetusti.
”Lisäksi toinen hyvä syy vaihtaa järjestelmää oli ohjelmistontarjoajan kehno asiakaspalvelu ja tuki. Jos tuli ongelmia, oli tosi vaikea saada ketään kiinni.” Tehdenin myötä Hipko sai myös käyttöönsä uusia toimintoja, jotka eivät aiemmassa järjestelmässä olleet mahdollisia.
Mutkaton käyttöönotto ja erinomaiset ohjeet
Eero Rajalan mukaan Tehden-järjestelmän käyttöönotto sujui oikein hyvin ja ongelmitta. Järjestelmäkokonaisuus muodostui muun muassa näistä osista:
- kassaohjelma
- verkkokauppa
- Liity jäseneksi -ominaisuus
- ajanvarauksen maksaminen
- laskutus
- myyntireskontra
- Finvoicerin automaattinen muistutus- ja perintäpalvelu sekä
- asiakaspäätteet jokaiselle toimipisteelle.
"Kyllähän järjestelmän vaihto on aina kova ruljanssi, mutta järjestelmää oppi tosi nopeasti käyttämään." -Eero Rajala
Uuden järjestelmän myötä käyttöön tuli myös uusia ominaisuuksia, mutta tämä ei kuitenkaan ollut mikään ongelma Hipkolle.
"Tehdenin ohjeet ovat pirun hyvät. Jos on joku ongelma, ei tarvitse heti soittaa aspaan, vaan ohjeista löytyy ratkaisu melkein kaikkiin tilanteisiin." - Eero Rajala
Helpompaa asiakashankintaa ja laskutusta ilman paperisotaa
Hipkolla nuorimmat harrastajat ovat 3-vuotiaita, joten yrityksen kannalta on tärkeää, että Tehdenissä vanhempien tiedot pystyy yhdistämään lapsen tietoihin ja laskutus saadaan vanhemman nimelle.
Lisäksi Hipko pystyy nyt myymään varusteita verkkokaupan kautta ilman ylimääräistä käsityötä laskujen kanssa. Hipkolla ollaankin erittäin tyytyväisiä Tehdenin monipuolisiin automaatioihin, jotka auttavat vähentämään manuaalista työtä.
Myös asiakashankinta on helpottunut merkittävästi uuden järjestelmän myötä. Aiemmin Hipkon asiakkaat täyttivät vastaanotossa ilmoittautumislomakkeen, josta Rajala lisäsi tiedot koneelle ja teki laskutuksen manuaalisesti. Manuaalisen työn vuoksi laskutuksessa tuli aina helposti virheitä. Kun Tehdenin Liity jäseneksi -ominaisuus saatiin käyttöön, Hipko pääsi hyödyntämään automaattista laskutusta.
"Tämä on todella iso juttu meille ihan päivittäisessä toiminnassa. Säästää tosi paljon aikaa ja manuaalista käsityötä, kun laskutus lähtee automaattisesti käyntiin. Periaatteessa meidän ei tarvitse tehdä mitään, kun asiakas liittyy meille jäseneksi." -Eero Rajala
Tehdenin automaatioiden myötä Hipkolla on jäänyt enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen, ja samalla oma työaika pysyy kohtuullisena. Työajan säästö on merkittävä kustannussäästö jo itsessään.
Seminaarin ajanvarauksen voi maksaa netissä
Hipkon verkkokauppaan lisättiin myös toiminnallisuus, jolla ajanvarauksen voi maksaa netissä. Aiemmin asiakas ilmoittautui esimerkiksi seminaariin sähköpostilla ja maksoi osallistumisen paikan päällä. Henkilökunnalla oli suuri työ pitää ilmoittautumislistat ja maksut ajan tasalla. Nyt asiakas voi varata paikkansa netissä ja maksaa seminaarin heti. Näin säästyy aikaa ja vaivaa niin Hipkon puolella kuin myös asiakkaalta.
Ominaisuus mahdollistaa ajanvarauksen myös maksuttomiin seminaareihin, mitä on aiemmin yritetty hoitaa verkkokaupan kautta. Verkkokaupan kassalla summa ei kuitenkaan voinut olla 0 euroa, joten varaus ei mennyt läpi. Näin Tehdenin kätevä ominaisuus helpotti Hipkon työtä entisestään.
"Kaikki toimii täydellisesti, asiakkailta ei ole tullut mitään negatiivista palautetta."-Eero Rajala
Kehittyvä järjestelmä ja toimiva asiakaspalvelu
Hipko nostaa Tehdenin parhaiksi puoliksi toimivan asiakaspalvelun ja talon asiantuntijat. Kaikki asiat hoituvat aina nopeasti ja joustavasti. Lisäksi järjestelmän monipuolisuus ja jatkuva kehittyminen saa kiitosta.
"Uusien ominaisuuksien kehittäminen jopa meidän tarpeiden mukaan ei ole mikään itsestäänselvyys alan ohjelmistoissa" -Eero Rajala
“Voimme suositella Tehdeniä ihan kaikille liikunta-alan yrityksille.” -Hipko
Testaa ja arvioi itse!
Voit kokeilla Tehdeniä ilmaiseksi kuukauden ajan.
Etsitpä sitten kassaa, ajanvarausta tai liikunta alalle suunnattua järjestelmäkokonaisuutta – Tehden tarjoaa nykyaikaisen ja näppärän ratkaisun!
Kokeilu ei sido sinua mihinkään eikä jatku automaattisesti maksullisena tilauksena.
Hanki ilmaiset koetunnukset nyt ja aloita käyttö vaikka heti!
